Zusatzzahlungen und Zusatzleistungen strategisch nutzen

Veröffentlicht: 07.11.25

Ein Jubiläum, ein erfolgreich abgeschlossenes Projekt oder einfach ein ehrliches „Danke“ – Zusatzzahlungen und Zusatzleistungen sind ein kraftvolles Instrument, um Wertschätzung zu zeigen und gleichzeitig wirtschaftlich klug zu handeln. Richtig eingesetzt, wirken sie doppelt: emotional bei den Mitarbeitenden und finanziell für das Unternehmen (mehr dazu in Punkt 5).

👉 Das Wichtigste in Kürze:

Zusatzzahlungen und Zusatzleistungen gehören zu den effektivsten Hebeln für Motivation und Mitarbeiterbindung.
In Deutschland gelten klare steuerliche Regeln (u.A.§ 19 EStG, § 37b EStG, § 40 EStG, LStR).
Häufig scheitert das Potenzial an komplizierten Prozessen, Excel-Tabellen und mangelnder Transparenz.
Digitale Lösungen wie :pxtra schaffen Abhilfe – effizient, rechtssicher und zentral verwaltet.

1. Was sind mögliche Zusatzzahlungen und Zusatzleistungen?

Zusatzzahlungen und Zusatzleistungen sind freiwillige Zahlungen mit Entgeltcharakter oder entgeltähnlichen Charakter, die zusätzlich zum laufenden Gehalt gezahlt werden. Sie dienen nicht nur der finanziellen Anerkennung, sondern sind auch ein starkes Instrument zur Mitarbeiterbindung.

Wichtig: Einen Rechtsanspruch gibt es nur, wenn er vertraglich oder per Betriebsvereinbarung zugesichert wurde.

Sachbezug	Prämien	Sonderzahlungen	Besonderer Anlass	Sachzuwendung
§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG i.V.m. § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG	§ 19 EStG	§ 19 EStG	R 19.6 LStR	§ 37b EStG
steuer- und sv-frei	steuer- und sv-pflichtig	steuer- und sv-pflichtig	steuer- und sv-frei	pauschale Lohnsteuer von 30% und sv-pflichtig*
max. 50,00€ in Sachleistungen	unbegrenzt	unbegrenzt	bis 60€ in Sachleistungen	Max. 10.000 € pro Mitarbeitende im Jahr
pro Arbeitnehmende pro Monat	Auszahlung erfolgt monetär → also in Geld	Auszahlung erfolgt monetär → also in Geld	max. 3 mal im Jahr pro Mitarbeiter
z.B. Gutschein, Firmenfitness	Prämien (steuer- und sv-pflichtig) = Bonuszahlungen, Leistungsprämien, Provision, Zulagen	Sonderzahlungen/Gratifikationen (sonstiger Bezug und Einmalbezug) → unregelmäßige Zahlungen, die nicht zum laufenden Arbeitslohn gehören = Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld, Beihilfen, Tantieme	Geschenke zu Anlässen wie z.B. Geburtstag, Hochzeit, Geburt, Einschulung, o.Ä. (R 19.6 Abs. 1 Satz 2 LStR 2023)	z.B. Gutscheine, Firmenwagen, Firmenfitness

📌 Abgrenzung zu steuerfreien Sachzuwendungen

Während Sonderzahlungen und Prämien steuer- und sozialabgabepflichtig sind, gelten für Sachzuwendungen (z. B. Gutscheine oder Aufmerksamkeiten) Sonderregeln, je nach Umfang und Anlass nach § 8 oder § 37b EStG.

Viele Unternehmen kombinieren beide Instrumente – wichtig ist eine saubere Trennung in der Abrechnung.

2. Welche Anstellung darf welche Zusatzzahlung oder Zusatzleistung bekommen?

Anstellungsart / Zusatzzahlung & Zusatzleistung	Vollzeit	Teilzeit	Azubi	Werkstudent	Minijobber	GFB*	Rentner
Sachbezug	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
besonderer Anlass	✓	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Sachzuwendung nach § 37b EStG	✓	✓	✓	✓			✓
Prämien	✓	✓	✓	✓			✓
Sonderzahlungen	✓	✓	✓	✓			✓

Die Höhe und Häufigkeit bestimmt der Arbeitgeber, sofern nichts anderes tariflich oder vertraglich festgelegt ist.

*GFB steht für geringfügige Beschäftigung

3. Vorteile für Arbeitgebende & Mitarbeitende

Zusatzzahlungen und Zusatzleistungen sind weit mehr als ein „nettes Extra“:

Für Arbeitgebende:

🎯 Motivation & Bindung: Mitarbeiter:innen fühlen sich gesehen und wertgeschätzt.
💰 Wirtschaftlicher Hebel: Flexibel gestaltbar, steuerlich klar geregelt.
🌟 Arbeitgebermarke stärken: Wer Wertschätzung zeigt, punktet im Recruiting.

Für Mitarbeitende:

💸 Finanzielle Anerkennung: Spürbare Wertschätzung ohne Umwege und Verluste.
🧍‍♂️ Individuelle Anlässe: Persönliche Momente werden gefeiert.
🔍 Transparenz: Klarer Überblick über erhaltene Leistungen.

4. Die Herausforderungen: Wenn Excel an seine Grenzen stößt

Viele Unternehmen verwalten Sonderzahlungen noch manuell – mit Excel-Listen, E-Mail-Freigaben und manuellen Lohnexporten.

Das führt häufig zu:

Fehlern in der steuerlichen Behandlung
Intransparenz für Mitarbeitende
Zeitintensiven HR-Prozessen
Medienbrüchen zwischen verschiedenen Systemen
Stress bei Betriebsprüfungen

Gerade mittelständische Unternehmen scheuen oft neue Software, weil sie Komplexität und Datenschutzbedenken fürchten. Doch moderne Lösungen sind längst einfacher und sicherer, als viele denken.

5. Digitale Verwaltung: Zusatzzahlungen und Zusatzleistungen smart & sicher umsetzen

Hier kommt Technologie ins Spiel. Digitale Tools wie :pxtra ermöglichen es, Sonderzahlungen zentral, transparent und regelkonform abzuwickeln:

🧭 Zentrale Verwaltung aller Boni in einer Plattform
⚖️ Rechtskonformität nach LStR, § 19 EStG, § 40 EStG und § 37b EStG
📤 Lohnexport-Integration: Systemkompatibel, korrekt & ohne Excel-Chaos
📲 Transparenz für Mitarbeitende in der App inkl. Gutscheinauswahl
🕓 Zeitersparnis für HR & Führungskräfte

Ab 2026 wird die Funktion für Zusatzzahlungen und Zusatzleistungen direkt in :pxtra verfügbar sein – damit Unternehmen ihre Bonuszahlungen genauso einfach managen können wie andere Benefits.

👉 Hier Vorteilsrechner entdecken und berechnen, wie viel dein Unternehmen durch Steueroptimierung digitale Benefit-Verwaltung sparen kann.

6. Fazit: Zusatzzahlungen und Zusatzleistungen digitalisieren & automatisieren

Zusatzzahlungen und Zusatzleistungen sind ein starker Hebel – menschlich und wirtschaftlich. Sie motivieren, binden und zeigen echte Wertschätzung. Aber nur, wenn die Verwaltung stimmt.

Mit einer digitalen Lösung wie :pxtra lassen sich diese Zahlungen transparent, effizient und rechtssicher abwickeln. So wird aus einem bürokratischen Chaos ein unkomplizierter Prozess .