Benefits für dein Team
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24 Juni
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Mehr Informationen “Wenn wir, die in der Payroll tätig sind, […] alle einmal drei Tage lang die Arbeit niederlegen und einen Generalstreik machen würden, würde im Land nichts mehr funktionieren. Herr Lindner bekäme kein Geld mehr, […] Herr Lauterbach bekäme kein Geld mehr, Steuern, Sozialversicherung, vieles andere würde liegen bleiben. Und die Haushalte, die in der Hauptsache von Erwerbseinkommen abhängig sind, haben auch kein Geld mehr. Das heißt also, wir haben einen systemimmanenten wichtigen Job.” Das sind die Worte von Markus Matt, einem der deutschlandweit führenden Experten in der Lohnabrechnungsbranche. Durch seine mittlerweile 30-jährige Erfahrung im Bereich der Lohnabrechnung konnte er umfassendes Payroll Know How und ein beeindruckendes Netzwerk in der Branche aufbauen. Sein Podcast “So geht Payroll” gemeinsam mit Kai Fröhling erscheint wöchentlich auf allen gängigen Plattformen und widmet sich den spannenden Entwicklungen im Payroll-Bereich.
Wir möchten von dieser langjährigen Expertise lernen und dich daran teilhaben lassen. Markus Matt ist unserer Einladung zu einem Interview mit unserem Head of Marketing Peter ins wunderschöne Rostock gefolgt. Inhalt des Interviews waren die aktuellen Entwicklungen im Bereich digitaler Lohn- und Gehaltsabrechnung und wie automatisierte digitale Prozesse Unternehmen dabei unterstützen können, sich wieder auf das zu fokussieren, was wirklich zählt – die Menschen im Unternehmen. Die Key-Takeaways des Interviews haben wir für dich in diesem Blogbeitrag zusammengetragen. Das ganze 40 minütige Video findest du selbstverständlich hier.
Gliederung
- Intro
- Aktuelle Herausforderungen und Hürden in der Lohnabrechnung
- Steuerberatungen und Inhouse Lohnabrechnung
- Fachkräftemangel in der Lohnabrechnung
- Möglichkeiten, die Lohnabrechnung zu digitalisieren
- On-Premise vs. Cloud-Lösung für die Lohnabrechnung
- Praxisbeispiel zu den Vorteilen einer Cloud-Lösung
- Werden Fachkräfte in der Lohnabrechnung durch Cloud-Lösungen obsolet?
- Die Zukunft von Lohnabrechnung, HR und Mitarbeiter-Benefits
- Lohnabrechnung digitalisieren – Schritt für Schritt
- Outro
1. Magst du dich noch einmal kurz vorstellen, für die, die dich noch nicht kennen? Wer bist du und wie ist eigentlich deine Liebe zur Lohnabrechnung entstanden?
[Markus]: “Ja, ich habe die Payroll, ich möchte es mal so sagen, von den verschiedensten Blickwinkeln aus kennengelernt und auch viele Menschen kennengelernt, die aktiv in der Payroll tätig sind. Sachbearbeiter, Leiter-Payroll, Leiter-Personal, Menschen von Softwareherstellern, wie ihr einer seid oder eben auch Menschen, die bei Payroll Service Dienstleistern beschäftigt sind. Rundum und kurzum: Es ist eine spannende Szene und ich würde es jederzeit wieder machen, muss ich heute sagen.”
[Peter]: “Ich nehme so ein bisschen die Rolle eines Menschen ein, der erst seit sechs Monaten das Wort Lohnabrechnung überhaupt verstanden hat. Als ich begonnen habe, mich in dieses Thema einzuarbeiten, um herauszufinden: ‘Wo sind eigentlich die Schmerzpunkte bei einem Menschen, der eine Lohnabrechnung monatlich machen muss?’ war ich erstmal total überwältigt.. Ich meine, wir sind 80 Millionen Einwohner in Deutschland, davon über die Hälfte berufstätig. Das heißt also, sehr viele Menschen kriegen Lohnzettel jeden Monat und bestehen darauf, mindestens einmal im Monat das auch zu erhalten und das korrekt zu erhalten. Was da eigentlich dran hängt, da war ich total schockiert, wie ‘stumpf’ eigentlich der aktuelle Prozess noch ist in Deutschland.”
2. Wie hat sich diese Komplexität in der Lohnabrechnung eigentlich entwickelt, wo führt das noch hin? Wo sind die aktuellen Herausforderungen und Hürden, an denen wir gerade arbeiten und feilen?
[Markus]: “Wenn du Payroll machst, dann hast du ein sehr breites Aufgabenspektrum. Es wird ja im Volksmund immer behauptet: Payroll und Entgeltabrechnung – was ist das schon? Du drückst auf ein paar Knöpfe, den Rest macht der Automat. […] So ist es ja gar nicht. Wer Entgeltabrechnung macht, der kann vorher theoretisch viel lernen. Sobald er anfängt in der Praxis zu arbeiten, stellt er fest, das ist ganz anders. Er hat nämlich ab dem ersten Tag mit Menschen zu tun. Die stehen bei ihm im Büro und haben Fragen, weil Sachen falsch gelaufen sind. Die haben Sorgen, die haben Nöte. Er hat mit den anderen Abteilungen im Unternehmen zu tun – Reportings, Personalkostenhochrechnung und weiteres. Er hat mit den Trägern der sozialen Sicherungen, der Steuer, mit Arbeitsgerichten zu tun, also viele Kommunikationspartner. Es ist ein komplexer Job. Und noch ein weiteres Wort dazu, weil ich ein bisschen auch Werbung machen will für diesen tollen Job: Wenn wir, die in der Payroll tätig sind, […] alle einmal drei Tage lang die Arbeit niederlegen und einen Generalstreik machen würden, dann würde im Land nichts mehr funktionieren. Herr Lindner bekäme kein Geld mehr, […] Herr Lauterbach bekäme kein Geld mehr, Steuern, Sozialversicherung, vieles andere würde liegen bleiben und die Haushalte, die in der Hauptsache von Erwerbseinkommen abhängig sind, haben auch kein Geld mehr. Das heißt also, wir haben einen systemimmanenten wichtigen Job. So, das ist der erste Teil, jetzt kommen wir zu den Schmerzpunkten.”
“Wie wird gearbeitet in der Payroll? Ganz stark manuell heutzutage, immer noch. Vieles wird manuell gemacht. Manuell kontrolliert. Wenn du Entgeltabrechnung machst, hast du vor allem mit Daten zu tun. Du musst richtig abrechnen. Also musst du auch genau wissen, was für den einzelnen Personalfall aktuell gilt. Wo gibt es Veränderungen? Arbeitszeiten, Krankheiten, Tariferhöhungen, alles mögliche kann sein. Diese Bewegungsdaten kommen bis heute oft in sehr ungeordneter Weise. […] Per Fax teilweise noch, per Telefon, per Mail, persönlich über Excel-Listen. Da hast du einen Wust von Daten aus allen Richtungen, die du verarbeiten musst. Immer wieder Medienbrüche. Und auch wenn alles nach dem Vier-Augen-Prinzip kontrolliert wird: Es passieren dir Fehler, es kostet Zeit und es kostet Nerven. Und wir dürfen nicht vergessen, Payroll ist eine gesetzlich vorgeschriebene Aufgabe. Der Arbeitgeber ist verantwortlich, dass alles richtig gemacht wird, ansonsten haftet er und das kann teuer werden. Ergo: Zu viele manuelle Prozesse, die sind ein Problem, weil sie einfach Fehler bedeuten.”
[Peter]: “Was ich nicht verstanden hatte, war dieser Punkt: Wenn ich jetzt im HR tätig bin und ich muss eine Lohnabrechnung machen, warum schreibe ich einmal alles auf, was passiert ist und gebe das dann jemand anderen weiter, der das dann einfach nur noch mal abschreibt? Also das ist ja wirklich gang und gäbe eigentlich. Also alle, die ich kenne, haben in der Regel eine Steuerberatung.”
3. Die meisten Unternehmen haben in der Regel eine Steuerberatung. Ganz selten wird die Lohnabrechnung In-House abgewickelt. Warum macht man das so?
[Markus]: “Du sprichst von kleineren Unternehmen, die Teile des Prozesses der Entgeltabrechnung outsourcen, auslagern an externe Dienstleister, oft Steuerberater, weil sie intern das Know-How gar nicht haben. Weil sie genau wissen, sie können viele Sachverhalte nicht beurteilen, sie wissen nicht, wie man die vielen Meldungen, die jeden Monat erfolgen, an die ganzen Ämter, Finanzamt, Sozialversicherung usw. erstellt. Und deswegen beauftragen sie Fachleute damit, also Steuerberater. Das sorgt natürlich dafür, dass all das, was sich ändert, den Steuerberatern mitgeteilt werden muss. Und dann passiert oft genau das, was ich gerade gesagt habe. Die Dinge kommen auf die unterschiedlichste Weise auch zum Steuerberater. Der hat dann dasselbe Problem, wie es auch jemand hat, der eine Entgeltberechnung im Unternehmen In-House macht. Nämlich, es ist nicht digitalisiert, vieles ist manuell und vieles ist auch fehleranfällig.”
[Peter]: “Digitalisiert wird es ja dann quasi erst, wenn es von der jeweiligen Outsourcing-Stelle eingetippt wird. Ab da ist es dann quasi in diesem Kosmos, wo es dann verteilt wird. Ein Punkt, den hast du auch noch angesprochen, den finde ich auch spannend. Du möchtest auch eine Lanze brechen für diesen Berufszweig.”
4. Thema Fachkräftemangel in der Lohnabrechnung. Ist dieser in der Branche wirklich so stark?
[Markus]: “Der Fachkräftemangel ist extrem stark. Wir haben ja die Baby-Boomer-Generation, die so langsam dem Rentenalter entgegengeht. Da haben viele Leute in der Payroll gesessen und sitzen heute noch in der Payroll. Die sind langsam weg und es kommen viel zu wenig junge Leute nach. Das hat zum einen natürlich mit dem demografischen Wandel zu tun, aber auch damit, dass der Job Payroll schlecht beleumdet ist und eigentlich kein Beruf. Es gibt keinen Ausbildungsberuf zum Entgeltabrechner. Du kannst zum Beispiel Fachassistent Lohn und Gehalt werden und dich bei der Steuerberaterkammer prüfen lassen. […] Es gibt auch Sozialversicherungsexperten bei den Krankenkassen, aber es gibt nicht diesen speziellen Beruf. Deswegen gibt es ja so viele Quereinsteiger, die vorher bei Krankenkassen waren, bei Steuerkanzleien oder Bürokaufleute waren und die bilden sich dann in Lehrgängen aus, die zum Teil áuch von der IHK durchgeführt werden, zum Teil aber von privaten Anbietern. Das ist ein bunter Strauß und der hat eine riesige Wand an Inhalten. Sozialversicherungsrecht, Lohnsteuerrecht, Arbeitsrecht und weiteres […].
“Der Job ist schlecht beleumdet. Junge Leute machen ihn nicht mehr gerne. Es ist aber ein Fehler, das so zu machen. Denn ja, der Fachkräftemangel existiert. Er ist eklatant und das sorgt dafür, dass in den Unternehmen immer mehr die Gefahr herrscht, dass die Payroll nicht mehr abgewickelt werden kann, weil dir die Leute fehlen. Bei den Dienstleistern Payroll, den Outsourcing-Anbietern ist es genau dasselbe. Die haben auch einen Mangel an Leuten. Und auch in den Unternehmen, die die Software herstellen, gibt es einen Mangel an Fachleuten. Die brauchst du ja auch da. Das ist ein riesiges Problem und das müsste nicht so sein. Dieser Job hat nämlich große Perspektiven. Er wird mittlerweile gut bezahlt. Das war mal ganz anders. Du kannst dich wunderbar entwickeln und hast, wie ich eben gesagt habe, auch ein breites Spektrum an Aufgaben […].”
[Peter]: “Das heißt also: die Unternehmen, die eine Lohnabrechnung In-House aktuell haben, also jemanden haben, der sich damit zumindest zum Teil auskennt und das abwickelt, auf die solltet ihr gut aufpassen. Mitarbeiterbindung und Mitarbeiterentwicklung ist an dieser Stelle also sehr wichtig.”
[Markus]: “Das ist wichtig, aber da gehört ganz vorne dazu, dass die Leute oft total überlastet sind, wenn sie Payroll machen. In vielen Unternehmen ist es doch so: Der HR-Generalist, gerade bei kleineren Unternehmen, macht die Payroll noch mit. Oder wer viel macht, macht auch Payroll in ganz kleinen Unternehmen, oft noch der Geschäftsführer selbst. Und immer dann, wenn in der Payroll innerhaus eine Lösung gefunden worden ist und man innerhaus eine Payroll abwickelt, entstehen Stresssituationen. Und zwar permanente. Du musst jeden Monat dafür sorgen, dass alles fehlerfrei läuft. Dann hast du den Jahreswechsel. Da ist die meiste Arbeit. Andere Leute feiern die Vorweihnachtszeit, trinken jeden Tag Glühwein und freuen sich auf Weihnachten. Du hast Stress bis Silvester. Das musst du wissen. […].”
5. Gibt es schon Möglichkeiten, sich im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung digital aufzustellen und mögliche Potenziale aufzudecken? Wo siehst du Möglichkeiten, Stress und Zeitdruck in der Payroll zu lindern?
[Markus]: “Aus Sicht der Unternehmen, die Payroll Inhouse machen oder auch aus Sicht der Dienstleister Payroll ist es so: Sie müssen Änderungen in den Prozessabläufen erst einmal wollen. Sie müssen identifizieren: Wie laufen die Prozesse bei uns? Wo sind Medienbrüche? Wo arbeiten wir zu viel unnötig und auch doppelt? Zum Beispiel wird in vielen Unternehmen mit mehreren Datenbanken gearbeitet, sodass ein und dieselben Schritte mehrfach manuell übertragen werden müssen. Der erste Schritt ist: Ich will was ändern, ich muss was ändern, ich möchte was ändern. Auch mit Blick auf den Fachkräftemangel und dieses wahnsinnig ausgiebige Know-how, was du haben musst in der Entgeltabrechnung. Es werden nämlich immer mehr Vorschriften. In allen Bereichen – Sozialversicherung, Lohnsteuer, Arbeitsrecht und anderen – hast du immer mehr Vorschriften, die du beachten musst. Das kannst du fast schon gar nicht mehr in verschiedene Köpfe platzieren. Da ist es vorprogrammiert, dass du mal Dinge vergisst oder mal was falsch machst.”
“Zu den Lösungen, die gibt es doch schon lange. Es gibt schon längst Möglichkeiten, Prozesse zu vereinfachen. Jetzt kommen neue Generationen von Payroll Abrechnungsprogrammen hinzu, Stichwort Cloud, die nochmal für Erleichterungen sorgen […]. Wenn ich zum Beispiel dafür sorge, dass ich ein internes HR System habe, das integriert ist, eine Datenbank für Zeitmanagement, Reisekosten, Personalakte und Payroll, habe ich schon ganz viel Arbeit abgenommen, Medienbrüche vermieden, Doppelarbeiten vermieden und Risiken vermieden. Das ist mal das Erste. Dann kann ich die Beschäftigten noch teilhaben lassen. Ich kann zum Beispiel sogenannte Employer Self Services einführen. Ich kann sagen: ‘Meine liebe Mitarbeiterin, mein lieber Mitarbeiter. Du bist umgezogen, du hast eine neue Bankverbindung, mach das doch im Portal selbst.’ Das spart wieder Energie, Arbeit und Risiken. Und dann ganz wichtig: Wir haben ja mittlerweile, wie auch in anderen Geschäftsbereichen, auch in der Payroll, die ersten ganz tollen Lösungen, die rein Cloud basiert sind, die ohne Server laufen, […] was dafür sorgt, dass in der Abrechnungsphase viel schneller gerechnet und gemeldet werden kann als bisher, mit einem viel höheren Automationsgrad, als wir das bisher kannten. Diese Lösung gibt es ja schon. Noch ganz wenige, aber wenn man die nutzt, merkt man, Cloud ist King.”
6. Warum ist der Vorteil von einer Cloud-Lösung im Vergleich zu einer On-Premise-Lösung so groß?
[Markus]: “Alles, was ich in einer Cloud-Lösung ändere, ist sofort im System – sofort überall umgesetzt. Ich bin immer in Echtzeit da unterwegs, wo der Änderungsstand ist. Wenn ich eine On-Premise-Lösung habe, also eine Serverlösung vor Ort, habe ich viele verschiedene Nachteile. Erstens habe ich keine Echtzeitlösung. Dann muss ich mir relativ viel Hardware vor Ort besorgen. Die muss ich unterhalten. Das kostet übrigens auch Strom und Energie – Stichwort Nachhaltigkeit. Ich muss die Sicherheitsrisiken vor Ort mit meiner IT abdecken – Stichwort Cybersicherheit. IT-Sicherheit – ein Riesenthema. Und im Falle von Updates muss ich immer gucken: ‘Was ist denn neu? Wann spiele ich es denn ein?’ Bei einer Cloud-Lösung gibt es einen speziellen Dienstleister, der genau Bescheid weiß, was für die IT-Sicherheit und Cybersicherheit am besten ist. Der kann das zehnmal besser abdecken, als du es jemals in deinem Hause könntest. Und zweitens ist es so, alles, was an Updates kommt – und die gibt es oft in der Entgeltabrechnung, wegen der vielen gesetzlichen Neuerungen – das kommt automatisch. Du musst gar nichts mehr machen. Es gibt gar keinen Grund, das nicht zu tun, finde ich.”
[Peter]: “Ja, Dankeschön. Es ist auf jeden Fall einleuchtend, gerade auch das Thema Sicherheit. Lohnabrechnung ist ein super sensibles Thema. Da geht es um alle Daten, die einen Menschen ausmachen. Cloudbasierte Dienstleister, die das anbieten, sind an Vorgaben und Richtlinien gebunden. Ich glaube, ITSG ist ein super Stichwort. Man kann keine Cloud-basierte Lohnabrechnungssoftware in Deutschland ohne ein ITSG-Zertifikat anbieten, was gewährleistet, dass man die ganzen Meldungen automatisiert und korrekt an die Ämter und Krankenkassen sendet, Das ist ein Riesenvorteil, absolut.“
7. Gibt es ein Beispiel aus der Praxis, wie eine ITSG-zertifizierte Cloud-Lösung Lohnabrechnungsprozesse optimieren kann?
[Markus]: “Ein Beispiel ist: Du bist manuell unterwegs, […] hast ein Unternehmen mit 300 Abrechnungen jeden Monat und da kommen die Änderungsdaten rein. Mit der Schuhkiste, per Rauchzeichen, per Brieftaube, um mal die ganz krassen Dinge zu sagen, oder halt per Telefon, wie das öfter passiert, per E-Mail, per Excel und so weiter. Dann machst du automatisch immer Übertragungsfehler. Die passieren. Die identifizierst du auch gar nicht. Selbst mit einem Vier-Augen-Prinzip wird nicht alles gefunden. Hast du eine moderne Lösung, die in Echtzeit arbeitet, die immer auf dem aktuellen Stand ist, wird schon bei der Eingabe genau geprüft: Kann das sein? Ist das möglicherweise ein Fehler? Du vermeidest also eine ganze Reihe Fehler schon mal im Vorfeld, gerade weil du immer mit aktuellen Versionen arbeitest. Wenn du Auskünfte geben musst, zum Beispiel an Beschäftigte, an andere Abteilungen und hast Änderungen schon live drin, kannst du immer auf Basis der aktuellen Daten diese Auskünfte geben. Das ist ein Riesenvorteil. Das ist nur ein kleines Beispiel. Wenn du dann noch ein Mitarbeiterportal hättest und die Mitarbeiter das, was sie selbst an Änderungen beitragen können, nicht ins Personalbüro tragen oder dem Personalbüro zurufen, sondern selbst eintragen, das spart dir wieder Zeit. Das spart dir Stress, du wirst weniger krank, du bist motivierter, das ganze Leben wird schöner.”
[Peter]: “Was passiert jetzt, wenn eine Mitarbeiterin Mutter wird? Dann muss man ja auch gewisse Sachen beachten. Das ist ja gerade auch so ein etwas komplexeres Thema. Da müssen verschiedene Meldungen gemacht werden. Also, da stelle ich mir vor, dass dort dann der große Vorteil eigentlich zu tragen kommt. Dass eigentlich so etwas Schönes und Einfaches, wie dass jemand Mutter wird, nicht in Panik und Verwirrung ausartet. Moderne, jederzeit aktuell gehaltene Lösungen bieten da sehr, sehr komfortable Angebote.”
[Markus]: “Moderne, hochautomatisierte und stets aktuell gehaltene Lösungen, Stichwort Cloud-Lösungen, bieten da wirklich ein tolles Angebot. Du kannst im Falle eines Mutterschutzes, im Falle einer längerfristigen Krankheit, [..] oder wenn du ins Ausland entsendest oder andere Dinge, gibst du das ein und bekommst entsprechend Fragen gestellt oder Masken geöffnet, die nur noch ganz, ganz wenige Eingaben erforderlich machen, weil der Rest im Hintergrund automatisch läuft. […] Das ist ein gutes Beispiel dafür, dass du dir da auch eine Menge Fachwissen sparen kannst. Du musst nicht das Mutterschutzgesetz, das Entgeltfortzahlungsgesetz oder andere Gesetze bis zum Erdmittelpunkt kennen, sondern nur ein paar Dinge wissen und die hältst du ein. Den Rest macht dann wirklich die Maschine und du hast endlich mehr Zeit für das, was am wichtigsten ist, nämlich der Mensch im Unternehmen mit seinen Fragen, seinen Nöten, seine Sorgen, die er wirklich oft hat.”
[Peter]: “Ja, absolut. Ich glaube, da werden Sie, liebe Zuschauer, natürlich auch genau wissen, wovon Markus hier gerade spricht. Es ist endlich mehr Zeit für Weiterbildung, für Kulturentwicklung und Mitarbeiterbindung. Also, halte dir deine Mitarbeitenden, besonders natürlich die in der Lohnabrechnung, weil sie offensichtlich sehr rar sind, glücklich, und halte sie froh und lasse zu, dass dir Aufgaben abgenommen werden. Das ist nämlich auch immer eine große Angst. Diese Angst hatte auch ich vor einigen Jahren, als es hieß, dass es neue Entwicklungen im digitalen Bereich gibt, Mein Job könnte obsolet werden. Das ist gar nicht so, das ist schon mal eine tolle Sache. Es wird gar nicht obsolet, nein, ganz im Gegenteil. Man hat plötzlich Zeit, sich für andere Kernbereiche weiterzuentwickeln. Recruiting ist ein Riesen-Thema. Ich kann mir mehr Zeit nehmen für die Selektion von Kandidat:innen oder für Gespräche. Ich sehe einen Riesenvorteil bei dieser Zeitersparnis und bei der Kompetenzerleichterung.”
8. Wie kann man Arbeitnehmenden, die in der Lohnabrechnung tätig sind, die Angst davor nehmen, dass durch Cloud-Lösungen ihr Job obsolet würde?
[Markus]: “Gerade die HR-Generalisten, die in kleineren Unternehmen auch Payroll nebenbei mitmachen müssen […] und diejenigen, die nur Payroll machen müssen, werden natürlich entlastet, wenn Dinge automatisiert werden. Sie sparen sich Zeit und die Zeit bleibt wirklich für Prozesse, die für das Unternehmen viel wichtiger sind. Die werden nicht arbeitslos, die machen halt noch mehr andere Dinge, zum Beispiel mehr Beratung. In diesem Zusammenhang noch vielleicht ein Fallbeispiel: Wenn du Lohnabrechnung machst mit einem hohen manuellen Anteil und einer hohen Fehleranfälligkeit, passieren natürlich auch Fehler und irgendwann kommen die Fehler raus. Spätestens bei der Betriebsprüfung kommen sie raus und dann wird es teuer. Oder sie kommen vorher raus und dann geht es los. Und das haben viele Unternehmen jeden Monat. Wo kommt denn dieser Fehler eigentlich her? Und da werden drei Leute an den Fehler gesetzt. Manuelle Fehlersuche frisst eine wahnsinnige Arbeit, gerade dann, wenn hinten dran der Chef steht, bei dem was falsch gelaufen ist, Mitarbeiter stehen, bei denen Dinge falsch gelaufen sind und sich das keiner erklären kann. Das frisst unglaublich Zeit, Fehler zu identifizieren und die Quellen zu suchen. Das kann man sich alles sparen, wenn man ein modernes Verfahren einsetzt. ”
[Peter]: “Ja, auch ein spannender Punkt, den du so ein bisschen mit eingebracht hast, ist: Die Komplexität nimmt nicht ab in der Lohnabrechnung. Im Gegenteil. Also das, was wir festgestellt haben, ist, dass die Komplexität zunimmt. Ein gutes Stichwort ist natürlich Benefits. Wir sorgen für mehr Schmerz bei der Lohnabrechnung und wollen natürlich gleichzeitig auch mit einer Lösung kommen. Aber diesen Schmerz muss man auch erstmal verstehen. Warum ist er überhaupt da und wichtig? Mitarbeiterbenefits sind enorm wichtig für die Mitarbeiterbindung. […] Also ich sehe einfach nur, dass die Komplexität sogar noch zunimmt, weil man in diesem Handlungszwang ist. Man muss irgendwas tun, um die Kultur zu fördern und die Mitarbeiterbindung zu stärken.”
9. Wie siehst du den digitalen Werdegang im Bereich Lohnabrechnung, Mitarbeiter-Benefits und HR-Verfahren?
[Markus]: “Ihr geht aus meiner Sicht den völlig richtigen Weg. Ihr vereinigt Payroll und Benefits. Ganz wichtiger Schritt, moderner Schritt und das ist auch der Weg der Zukunft. Und dann habt ihr ja auch bei eurer Lösung Schnittstellen zu den ganzen gängigen HR-Verfahren, die auf dem Markt sind, sodass dann HR-Verfahren, Benefits und Payroll aus einem Guss existieren und das ist ein moderner Weg. Ich kann nur sagen, Gratulation dazu.”
[Peter]: “Dankeschön. Ja, genau. Das Thema Mitarbeiterstammdaten haben wir mit integriert. Wir haben über 80 Schnittstellen, sodass wir, ob mit oder ohne Benefits, auf jeden Fall die Bewegungsdaten in die Lohnabrechnung automatisiert reinkriegen.”
“Einen wichtigen Punkt hätte ich noch, der mich interessiert. Wenn ich mich hineinversetze in einen Menschen, der in einem Unternehmen die Lohnabrechnung macht, ist ein Satz, den ich oft höre: ‘Ich bin zu alt. Ich finde, das Digitale ist ein bisschen schwer zu verstehen. Ich bräuchte Unterstützung. Also dieser Wunsch nach Support, nach Unterstützung, nach einem Bildungscharakter.”
10. Was sollten Unternehmen bei dem Schritt, ihre Lohnabrechnung zu digitalisieren, besonders beachten?
[Markus]: “Wenn ich neue digitale Lösungen im Bereich Payroll oder auch im Bereich HR einsetzen möchte, muss ich zuallererst die Beschäftigten mitnehmen. Mit denen diskutieren, wie arbeiten wir heute, wie möchten wir morgen arbeiten und was kann uns eine neue Software dabei helfen. Überzeugungsarbeit. Vertrauen generieren, das ist immer der erste Schritt […]. Dann muss ich dafür sorgen, dass HR und IT Hand in Hand gehen. Ich muss gemeinsame Ziele definieren und dafür sorgen, dass die Abteilungen nicht nebeneinander arbeiten, sondern miteinander […]. Und wenn dann eine neue Lösung da ist, ist es entscheidend, die Beschäftigten an die neue Lösung auch heranzuführen. Da gibt es ja verschiedene Schulungskonzepte. Wir haben Webinare, wir haben Online-Trainings verschiedener Art, wir haben Trainings on the Job, die man machen kann. Und man muss […] auch von den Softwareanbietern, auf jeden Fall Leute haben, die als Ansprechpartner fungieren, die Ängste nehmen und die immer dann da sind, wenn es schwierig werden kann.”
“Aber es ist meine Erfahrung aus all den Jahren, wenn es was Neues gibt, wenn sich was entwickelt, wenn die Welt anders werden soll, […] kommen erstmal Ängste auf. Auch in der Entgeltabrechnung. Die Leute mitnehmen, die Leute überzeugen, ihnen Vertrauen schenken, auch Vertrauen bei ihnen generieren und ihnen das Gefühl geben: sie bleiben gebraucht und sie werden entlastet. Sie werden Vorteile davon haben, alle werden Vorteile davon haben. Schlimm ist es, wenn man das im versteckten Kämmerlein macht. Alle kriegen es ein bisschen mit und alle haben Angst um ihren Job. Dann werden sie kündigen und in der Payroll finden sie überall einen Job. […] Also ganz wichtig, die Mitarbeiter mitzunehmen, auch mit Benefits. ”
11. Hast du noch ein paar Abschiedsgedanken, die du unseren Zuhörer:innen / Leser:innen mit auf den Weg geben möchtest?
“Ich möchte allgemein die Botschaft in die Welt schicken: Wenn ihr Payroll macht, habt keine Angst vor Veränderungen. Ihr bleibt weiterhin wichtig. Ihr werdet noch wichtiger als ihr es heute seid. Ihr werdet es merken, ihr könnt mehr beraten und weniger Stress haben. Wenn ihr euch den Möglichkeiten öffnet, die es heutzutage gibt, Stichwort Cloud, Stichwort Automatisierung – ihr werdet nicht wegrationalisiert, sondern ihr habt endlich Zeit, um euch da zu entfalten, wo es am besten und wichtigsten ist. Und ihr habt weniger Ärger, weniger Stress und weniger schlaflose Nächte. […] Der einzige wirklich gute Weg in eine gute Zukunft der Entgeltabrechnung ist: Nutze die Zeichen der Zeit. Nutze moderne Technik. Nutze die Digitalisierung. Habe keine Angst und arbeite mit Leuten wie euch (:pxtra) zusammen. ”
Du möchtest das ganze Interview in voller Länge sehen? Hier geht’s zum Video! Du möchtest zusätzlich noch mehr über individuelle Mitarbeiter-Benefits und digitale Lohnabrechnung erfahren? Dann schaue gerne auf unserer Website vorbei und lade Dir unseren umfangreichen Benefit-Ratgeber kostenfrei herunter. Wir wünschen dir viel Spaß beim Zuhören und Lesen! 🙂
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