Was kosten Benefits den Arbeitgeber?

Veröffentlicht: 12.09.25

Was kosten Benefits den Arbeitgeber? - Ein umfassender Überblick mit Praxisbeispielen und Steuertipps

Mitarbeiter-Benefits sind längst nicht mehr nur ein „Nice-to-have“ – sie sind ein entscheidender Faktor für Arbeitgeberattraktivität und Mitarbeiterbindung. Doch wie hoch sind die Kosten für Benefits wirklich? In diesem Artikel zeigen wir dir, welche direkten und indirekten Kosten auf Arbeitgeber zukommen, wie steuerliche Vorteile die Ausgaben senken können und geben dir konkrete Beispiele, um die Kalkulation zu erleichtern.

Direkte Kosten von Benefits

Direkte Kosten sind die unmittelbaren Ausgaben des Arbeitgebers für die jeweiligen Leistungen. Sie hängen ab von:

Art des Benefits
Anzahl der Mitarbeitenden
Höhe des gewährten Zuschusses

Entscheidend: Viele Benefits sind steuer- und sozialabgabenfrei oder werden begünstigt besteuert. Dadurch entstehen für Arbeitgeber Effektivkosten, die unter dem Bruttowert einer vergleichbaren Gehaltserhöhung liegen.

Durchschnittskosten je Benefit

1. Sachbezüge (z. B. Gutscheine, Tankkarten)

Rechtsgrundlage: § 8 Abs. 2 EStG
Steuerfrei bis 50 € pro Monat (600 € pro Jahr)
Umsetzung: Gutscheine für Tankstellen, Supermärkte, Einzelhandel, digitale Gutscheinkarten
Vorteil: Keine Lohnnebenkosten, keine Versteuerung für Mitarbeitende
💶 Durchschnittskosten: 50 €/Mitarbeitendem/Monat

2. Essenszuschüsse

Steuerlich begünstigt bis 7,50 € pro Arbeitstag
Umsetzbar über: Kantinenzuschüsse, Essensmarken, digitale Essenslösungen
An 15 Arbeitstagen pro Monat: max. 112,50 € Zuschuss möglich
Vorteil: Für Arbeitgeber günstiger als gleiche Nettosumme per Gehaltserhöhung
💶 Durchschnittskosten: 80 €/Mitarbeitendem/Monat

3. ÖPNV-Zuschuss

ÖPNV-Zuschüsse (z. B. Deutschlandticket) steuerfrei
Monatlicher Maximalwert: 58 € (Deutschlandticket)
Alternativ Fahrtkostenzuschuss: Kilometerpauschale für Dienstfahrten (steuerfrei abgerechnet)
Vorteil: Geringe Verwaltung, hohe Wirkung für Pendler
💶 Durchschnittskosten: 58 €/Mitarbeitendem/Monat

4. Betriebliche Altersvorsorge (bAV)

Arbeitnehmende wählen Betrag für Gehaltsumwandlung (Bsp. 100 €)
Zuschuss mind. 15 % des umgewandelten Entgelts gesetzlich vorgeschrieben (Bsp. 15 €)
Steuer- und SV-begünstigt; Arbeitgeber können freiwillig mehr bezuschussen
Vorteil: Entgeltumwandlung entlastet Arbeitgeber bei Sozialabgaben
💶 Durchschnittskosten: 15 €/Mitarbeitendem/Monat

5. Betriebliche Krankenversicherung (bKV)

Abrechnung mit Pauschalsteuer von 30% oder steuerfrei über den Sachbezug
Durchschnittlich: 10–30 €/Monat pro Mitarbeitendem
Vorteil: Win-Win Benefit durch Gesundheitsförderung
💶 Durchschnittskosten: 20 €/Mitarbeitendem/Monat

6. Hardware-Leasing

Steuer- und sozialversicherungsfrei als Gehaltsextra
Alternativ per Gehaltsumwandlung
Vorteil: neueste Hardware zu niedrigen Preisen leasen
💶 Durchschnittskosten: abhängig vom Gerät

7. Fahrrad-Leasing

Steuer- und sozialversicherungsfrei als Gehaltsextra
Alternativ: steuer- und sv-pflichtig als Gehaltsumwandlung
Durchschnittlich: 50-100 €/Monat pro Mitarbeitendem
Vorteil: Kosten sparen & Gesundheit fördern
💶 Durchschnittskosten: 75 €

Indirekte Kosten von Mitarbeiter-Benefits

Wieviel kostet die Verwaltung von Benefits?

Neben den reinen Leistungsbeträgen entstehen oft weitere Aufwendungen:

👉 Verwaltungskosten: Interne Ressourcen (HR-Abteilung) & Externe Dienstleister oder digitale Plattformen zur Abwicklung

👉 Plattformgebühren: Monatliche oder jährliche Gebühren je nach Funktionsumfang

👉 Einrichtungsgebühren: Einmalige Kosten bei Einführung neuer Systeme

Indirekte Kosten am Beispiel von :pxtra

Noch tiefer in die Praxis geht eine neue Podcast-Folge von HR-Blogger Stefan Scheller im Gespräch mit unserem CEO Mark Bosold. Dort erfährst du aus erster Hand, wie Unternehmen die Kosten von Benefits realistisch einschätzen und welche Fehler sie vermeiden sollten.

„Ein attraktives Arbeitsumfeld besteht nicht nur aus attraktiven & individuellen Benefits – echte Investition in Kommunikation und Unternehmenskultur ist mindestens genauso wichtig.“

Steuerliche Aspekte & Kostenersparnis

Warum ist ein Benefit manchmal mehr wert als eine Gehaltserhöhung? Unser Head of Product Daniel Dominiczak erklärt das Prinzip in der Podcast-Folge mit Kenjo.

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Weitere Informationen

Wie kann man mit Benefits Kosten sparen?

Viele Benefits sind steuer- und sozialabgabenfrei oder -vergünstigt, was den Nettoaufwand für den Arbeitgeber erheblich senken kann. Wir haben einmal die wichtigsten Benefits und deren steuerliche Aspekte (Stand: 04.09.2025) für euch übersichtlich aufgelistet:

Benefit	Steuerbegünstigung	Bedingung	ø Monatliche Kosten (AG)
Sachbezug	Steuerfrei bis 50 €/Monat (§8 Abs.2 EStG)	Zusätzlich zum Lohn, max. 50 € pro Monat	50€
Essenszuschuss	Begünstigt bis 7,50 €/Arbeitstag	Zusätzlich zum Lohn, max. 150 €/Monat bei max. 15 Arbeitstagen	112.50€
Fahrtkosten-zuschuss oder ÖPNV-Ticket	Steuerfrei (z. B. Deutschlandticket 58 €)	Fahrtkosten = Weg zur 1. Tätigkeitsstätte, ÖPNV = Nah- und ggf. Fernverkehr.	60€
Betriebliche Altersvorsorge (bAV)	Steuer- und SV-begünstigt, Zuschuss mind. 15 %	Entgeltumwandlung, Arbeitgeberzuschuss verpflichtend	z.B. bei 100€ bAV-> 15€ Arbeitgeberzuschuss
Betriebliche Krankenversicherung (bKV)	Pauschalsteuer von 30% oder steuerfrei als Sachbezug	Zusätzlich zum Lohn	20€
Internetkostenzuschuss	Pauschalbesteuert mit 25%	AN muss Vertragsnehmer sein; zusätzlich zum Lohn	ca. 30–50 €
Gesundheitszuschuss	Steuerfrei bis 600 €/Jahr (§3 Nr.34 EStG)	Nur für zertifizierte Maßnahmen (z. B. Präventionskurse)	ca. 50 €
Erholungsbeihilfe	Pauschalversteuerung 25 % möglich	Max. 156 € AN / 104 € Ehepartner / 52 € Kind pro Jahr	ca. 13–25 €
Kinderbetreuung	Steuer- und SV-frei	Nur für nicht schulpflichtige Kinder	150–300 € (je nach Zuschuss)
Fahrradleasing / Jobrad	0,25 % Regel bei E-Bikes (privat nutzbar)	Steuer- und SV- frei, wenn zusätzlich zum Lohn. Alternativ Gehaltsumwandlung(steuer- und sv-pflichtig)	50–100 €

Gerade bei steuerlichen Fragen lohnt sich eine Beratung. Gerne helfen wir mit aktuellem Fachwissen rund um das Thema Steuerkonformität und Rechtssicherheit bei Benefits weiter. 👉 Beratung buchen

Alternativ können Firmen eine externe Finanz- und Unternehmensberatung aufsuchen. Besonders im medizinischen Bereich empfehlen wir dafür unseren Partner ZSH GmbH.

Kennst du schon den :pxtra Benefit-Vorteilsrechner?

Damit kannst du dein individuelles Benefit-Paket kalkulieren: Einfach die Anzahl der Mitarbeitenden, das durchschnittliche Bruttogehalt und dein gewünschtes Budget eintragen – und mit einem Klick erhältst du den direkten Vergleich zu einer klassischen Gehaltserhöhung.

Beispielrechnung

Die folgende Tabelle stellt verschiedene gängige Mitarbeiter-Benefits den erwarteten Kosten einer vergleichbaren Bruttogehaltserhöhung gegenüber. Dabei wurden die Werte auf Grundlage realistischer Annahmen und gesetzlicher Rahmenbedingungen kalkuliert.

Die dargestellten Benefits wiederum sind entweder steuerfrei (✅) oder steuerlich begünstigt (❇️), d. h. sie unterliegen ganz oder teilweise reduzierten Steuersätzen oder Pauschalversteuerung und sind in vielen Fällen sozialversicherungsfrei.

Alle Einzelbeträge stellen Monatswerte dar und beziehen sich auf realistisch einsetzbare Durchschnittskosten bei Nutzung der :pxtra-Benefitplattform.

Benefit	Durchschnittskosten	Steuerlich begünstigt?
Sachbezug (50 €)	50€	✅ steuerfrei
Essenszuschuss (120 €)	120€	✅ steuerbegünstigt
Fahrtkostenzuschuss (40 €)	40€	✅ steuerfrei
bAV-Zuschuss (100 €)	100€	✅ steuerbegünstigt
bKV (20 €)	20€	❌ steuerpflichtig
Gesundheitsförderung (40 €)	40€	✅ steuerfrei (bis 600 €/Jahr)

Hinzu kommen die internen Verwaltungskosten in HR (z. B. für Abrechnung oder Kommunikation) mit durchschnittlich 6 € sowie die :pxtra Plattformgebühr von 9 € (All-In-One) pro Mitarbeitendem je Monat.

Trotz Plattformgebühr und internem Verwaltungsaufwand bleibt die Benefit-Variante deutlich günstiger als eine klassische Gehaltserhöhung. Statt 467,99 € brutto gibt der Arbeitgeber mit Benefitsystem nur 258 € pro Monat und Mitarbeiter:in aus.
Das entspricht einer Ersparnis von rund 45 % – inklusive digitaler Verwaltung und professionellem Anbieter-Service.

Ergebnis: Bis zu 45% Einsparung für den Arbeitgeber

Fazit - Wieviel kosten Benefits?

Die Kosten für Benefits hängen von der individuellen Gestaltung und dem gewählten Leistungsportfolio ab. Durch steuerliche Vorteile und clevere Auswahl lassen sich die Ausgaben oft deutlich reduzieren – bei gleichzeitig hoher Wirkung auf Motivation und Bindung der Mitarbeitenden. Wer Kosten, Nutzen und steuerliche Aspekte im Blick behält, investiert nicht nur in sein Team, sondern auch nachhaltig in den Erfolg seines Unternehmens.

Weiterführende Informationen & Quellen

Die volle Portion Benefits

Sachbezug, Essenszuschuss und Fahrrad-Leasing sind nur ein kleiner Teil der Welt der Mitarbeiter-Benefits.

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Peter erklärt eine Grafik, die zeigt, dass man durch Benefit Budget mehr Netto erhält, als durch eine Gehaltserhöhung.

September 12, 2025