Büro der Zukunft - Auslaufmodell oder neues Erwachen?

31 Mai

New Work Office mit Schreibtischen und offenen Räumen

Das Büro ist tot, lang lebe das Büro! Der Ort, an dem wir unsere Arbeit erledigen, verändert sich durch New Work grundlegend. Die Digitalisierung ermöglicht es uns, von überall aus auf der Welt zu arbeiten. Wer braucht da schon noch ein Büro? Altmodische Bürokonzepte entsprechen schlichtweg nicht mehr dem Zeitgeist und weichen smarten Ansätzen zur Arbeitsgestaltung. Wie kannst Du den Ort deiner Arbeit also passend zu New Work neu denken? Ist das Büro ein Auslaufmodell oder erleben wir sogar ein neues Erwachen? Wie kann das Büro der Zukunft aussehen?

Unser Artikel geht dieser und weiteren Fragen zum Thema Büro der Zukunft auf den Grund. Wir zeigen, wie sich die Wahrnehmung von Büros verändert, welche Büromodelle sich durchsetzen werden und geben einige wertvolle Praxistipps, aus unserer eigenen Erfahrung, für Dein Unternehmen.

Gliederung

Bedeutung von Büros in der Zukunft
Büro der Zukunft – Nutzung und Gestaltung
1. Start-ups als Vorreiter
2. Desk-Sharing für mehr Flexibilität
Büros neu gedacht!
Unsere Erfahrungen mit dem Büro der Zukunft
Fazit – Mitarbeiter:innen ziehen lassen, um sie zu halten

Bedeutung von Büros in der Zukunft

Eins ist klar: die reine ortsbezogene Anwesenheit ist für erfolgreiches und gut koordiniertes Arbeiten keine unbedingte Voraussetzung mehr. Gerade bei internationalen Arbeitgeber:innen kann die räumliche Nähe nicht immer gegeben sein. Remote-Work ist heutzutage der Standard. Durch die Corona-Pandemie als entscheidender Antrieb haben Unternehmen gezwungenermaßen gelernt, dezentral zu arbeiten und siehe da: Es hat funktioniert! Nunja, für einige zumindest. Denn auch Remote-Work komt nicht ohne neue Herausforderungen.

Trends wie das digitale Nomadentum, Workation (Arbeiten in Zusammenhang mit Reisen) und immer mehr Home-Office Möglichkeiten zeigen, dass sich so gut wie alle Arbeitnehmer:innen (vor allem Freelancer:innen und Selbstständige — die sogenannte Gig Economy) nach mehr Freiheit, Flexibilität und Selbstbestimmung sehnen. Dafür ist es natürlich besonders wichtig, selbst entscheiden zu können, wo man arbeitet — ob im Büro, zu Hause oder im Wohnwagen auf Reisen.

Sind Büros überhaupt noch notwendig?

Brauchst Du also dank funktionierender Remote-Möglichkeiten überhaupt noch Büroräume? Oder kannst Du Dir die Miete sparen und bei Bedarf nur noch Coworking Spaces anmieten?

Trotz all den Wünschen nach mehr Individualität und Flexibilität wird das Büro als Ort der Zusammenkunft und als Bereich für Synthese von Realem und Digitalem noch eine wichtige Rolle spielen. Mitarbeiter:innen brauchen den direkten Kontakt mit Kolleg:innen. Erst durch einen aktiven Austausch untereinander wird die Innovationskraft gesteigert und die Mitarbeitenden sind insgesamt zufriedener. Ein Wir-Gefühl entsteht und das Team wächst zusammen. Kollaboration und Co-Creation entsteht nur durch physischen Kontakt. Nur wenn Mitarbeiter:innen erfolgreich im direkten Austausch zusammenarbeiten können, ist das Gleiche auch remote möglich.

Die Schattenseite von Remote-Work

Nebenbei bemerkt, ist auch Remote Work eine Münze mit zwei Seiten. Immer mehr Menschen haben den Wunsch, ein paar Monate im Ausland zu leben. Meistens arbeiten sie dann natürlich von dort aus. Unsere Erfahrungen zeigen hier, dass auch Remote-Work keine Dauerlösung sein kann. Wahrscheinlich sehnen sich Mitarbeiter:innen nach ein paar Wochen schon wieder nach einem privaten und direkten Austausch mit ihren Kolleg:innen. Fehlende soziale Interaktion ist eine der großen Schattenseiten von Remote-Work. Hinzu kommen Herausforderungen, an die vielleicht nicht direkt von Anfang an gedacht werden. Die ständige Suche nach gutem Internet, mögliche Stromausfälle und zu laute Co-Working Spaces. Das alles kann viel Zeit und Nerven kosten und die Produktivität hemmen. Gut durchdachte Büroräume können helfen, wieder die nötige Ruhe, Klarheit und Raum für aktiven Austausch zu schaffen.

Büro der Zukunft: Die Kulturmeile des Unternehmens

Das Büro wird in New Work demnach als kulturelles Zentrum des Unternehmens verstanden, in dem Werte vermittelt und die Unternehmenskultur aktiv gelebt wird. Mitarbeiter:innen sollen sich beim Betreten des Büros mit dem Unternehmen identifizieren können und daran erinnert werden, welche Ziele sie erreichen wollen. Hier eignen sich für jeden sichtbare Roadmaps, die einen klaren Fahrplan für die nächsten Monate vorgeben. Was soll wann erreicht werden? Wer ist wofür verantwortlich? Auch Poster, auf denen die Vision oder die zentralen Werte des Unternehmens visualisiert werden, schaffen mehr Klarheit über die Unternehmenskultur. Neben der Wahrnehmung des Büros als Kulturmeile ändert sich aber auch die Nutzung und vor allem die Gestaltung der Räumlichkeiten.

Büro der Zukunft — Nutzung und Gestaltung

Spricht man vom New Workspace, sind damit nicht nur das Home-Office, Coworking Spaces oder der eigene Van auf einer Reise durch Europa gemeint. Auch Deine gewohnten Büroräume können ihren Platz im New Work Komplex finden. Damit das der Fall sein kann, sind jedoch einige Anpassungen nötig — Out-of-the-Box-Denken gewünscht!

Startups als Vorreiter

Startups sind in besonderem Maße Vorreiter, was alternative New Work Bürokonzepte betrifft. Ein flexibler Büroformen-Mix als Multispace mit unterschiedlichen Gestaltungsmöglichkeiten macht das Büro auch in Zukunft attraktiv. So gehören Ruhezonen für konzentriertes und fokussiertes Arbeiten schon bei vielen jungen Unternehmen zur Büroausstattung. Meeting Boxen und Bereiche für den direkten Austausch unter Kolleg:innen mit Whiteboards fördern die Zusammenarbeit. Sie helfen auch bei der Beschleunigung sowie Visualisierung wichtiger Prozesse.

Fest zugewiesene Arbeitsplätze sind in vielen Firmen ebenfalls eine Sache der Vergangenheit. Sogenannte Flex-Desks ermöglichen es den Mitarbeitenden, sich bei Anwesenheit im Büro einen freien Platz auszusuchen, an dem sie ihren Arbeitstag verbringen möchten. Natürlich sind Menschen Gewohnheitstiere und finden trotz Desk-Sharing Möglichkeiten früher oder später wahrscheinlich doch ihren “Lieblingsplatz”. Die Chance besteht aber, dass Mitarbeitende durch die freie Platzwahl mit verschiedenen Kolleg:innen besser in Kontakt kommen und die Teamarbeit gefördert wird.

Will Dein Unternehmen noch mehr Flexibilität in der Büroeinrichtung wagen, kannst Du auch auf komplett reversible Büros setzen. Die Büroeinrichtung kann hier bei Bedarf sogar komplett verändert werden. Besonders in Großraumbüros ohne viele feste Wände schafft das enorme Flexibilität und Gestaltungsspielraum. So eignen sich speziell sogenannte spanische Wände als gute Raumtrenner. Diese können beliebig aufgestellt und verschoben werden — je nachdem, wie es die Situation erfordert. Büroräume können auf diese Weise also theoretisch jeden Tag in einem neuen, anderen Licht erscheinen. Das ist der New Workspace!

Büros neu gedacht!

Mit New Work treten eine Reihe von verschiedenen und alternativen Büromodellen in den Vordergrund. Sie alle denken das Büro neu und bieten verschiedene Vorteile. Von Zellenbüros, Kombibüros oder weitläufigen Open Space Büros — es gibt eine Vielzahl von Gestaltungs- und Nutzungsmöglichkeiten. Von allen Ansätzen für die moderne Nutzung von Büros bietet jedoch der sogenannte Multispace das größte Potenzial.

Multispace als Vorreiter moderner Büros

Die Idee des Multispace stützt sich auf einen zentralen Wert von New Work: der Mitarbeiter-Zentriertheit. Für die Mitarbeitenden mit ihren individuellen Wünschen und Bedürfnissen kann es keinen One-Fits-All Ansatz mehr geben — auch nicht bei der Büroeinrichtung. Ein Multispace folgt dieser Erkenntnis und ermöglicht eine komplett individuelle Gestaltung für dein Büro. Für alle Tätigkeiten, Aufgaben und Projekte, die in Deiner Firma stattfinden, soll ein Multispace die passenden Arbeitsbedingungen schaffen. Wie ein Multispace in Deinem Unternehmen aussieht, lässt sich nicht vorwegnehmen — hier ist Deine Kreativität und Dein Verständnis für verschiedene Mitarbeiterwünsche gefragt.

Wie kann ein Multispace aussehen?

In einem Multispace sind die Räume für alle Mitarbeiter:innen frei nutzbar — zu jeder Zeit. Je nach aktueller Aufgabe, aktuellem Projekt oder persönlichen Präferenzen kann man sich entweder in festen Meeting-Boxen, Arbeitskojen, auf einem bequemen Sessel/einer bequemen Couch oder auch mit Kolleg:innen in einem großen Meetingraum einfinden. Es entsteht also eine Hybridform aus offenen und abgeschlossenen Räumen, in der die Wünsche der Mitarbeiter:innen Berücksichtigung finden. Der Vorstellung sind keine Grenzen gesetzt. Dahinter steckt das Konzept von “Activity-Based-Working”. Unternehmen müssen sich fragen, welche Räume, welche Rückzugsmöglichkeiten, welche Gestaltungsmöglichkeiten sie in welchem Umfang für die Erreichung ihrer Ziele brauchen.

Welche Vorteile bietet ein Multispace?

Ein Multispace bietet für Unternehmen sowie für Mitarbeiter:innen enorm viel Freiheit — sowohl was die unendlichen Gestaltungsmöglichkeiten als auch die Nutzung der gewählten Einrichtungen angeht. Die Mitarbeitenden können das Büro nach ihren Bedürfnissen nutzen und so komfortabel und produktiv arbeiten oder sich bei Bedarf auch mal zurückziehen. Trotz großer Individualität kann ein Multispace ebenfalls genügend Raum für umfangreiche Teamarbeit liefern. Keiner kommt zu kurz. Obendrauf steigert ein Multispace somit die Zufriedenheit aller Mitarbeiter:innen und erhöht Deine Arbeitgeberattraktivität. Eine Win-Win Situation!

Warum Rückzugsmöglichkeiten besonders wichtig sind

Ein Multispace ohne Rückzugsmöglichkeiten ist kein Multispace. Die Möglichkeit, sich zurückzuziehen und in tiefen Fokus-Phasen konzentriert zu arbeiten, ist für viele Deiner Mitarbeiter:innen enorm wichtig. Aus unserem Team haben bereits einige Mitarbeiter:innen in Open-Space Büros gearbeitet. Sie wissen daher Meeting-Boxen oder Focus-Areas besonders zu schätzen. Die Geräuschkulisse kann in großen weitläufigen Büros nämlich zu einem echten Störfaktor werden. Kolleg:innen, die telefonieren und durch Noise-Cancelling Kopfhörer vergessen, wie laut sie eigentlich reden. Ständige Druckergeschäusche. Oder einfach allgemeines Getuschel. Wenn es dann auch noch eine offene Küche gibt, ist das Chaos perfekt. Open-Space Büros sind also super, WENN sie darüber hinaus auch genügend Rückzugsmöglichkeiten bieten. Ein Multispace also. 🙂

Unsere Erfahrungen mit dem Büro der Zukunft

Das Thema “Büro der Zukunft” ist auch bei uns gerade topaktuell. In naher Zukunft ziehen wir in unser neues Büro, nachdem wir bisher in einem Co-Working Space gearbeitet haben. Bei all der Vorfreude auf unsere “eigenen 4 Wände” haben wir aber auch gemerkt, wie viel Planung, Fleiß und Anstrengungen erst in die Bürosuche und dann später auch in die Büroplanung und Einrichtung fließen. In diesem Abschnitt wollen wir Dir gerne von unseren Erfahrungen berichten, die wir als junges Start-up zu diesem Thema bereits sammeln durften:

Die Zeit im Co-Working Space

Das schon mal vorweg: Wir haben unsere Zeit im Co-Working Space mit viel Freude erlebt. Besonders als junges Start-up , das gerade erst auf der Bildfläche erscheint, bieten solche Spaces einige Vorteile. Nicht nur tritt man automatisch in Kontakt mit anderen Leuten aus der Start-up Szene, man kann ersten Leuten auch schon das Produkt oder die Vision vorstellen, Feedback sammeln und vielleicht sogar schon etwas für die ersten Kunden-Pitches üben. Diesen täglichen Austausch haben wir sehr genossen und irgendwie gehört es doch auch zu einem Start-up dazu, sich den Weg zum ersten eigenen Büro zu “erarbeiten”. Jetzt wollen wir natürlich den nächsten Schritt wagen.

Unser neues Büro

Die Suche nach einer geeigneten Bürofläche ist alles andere als einfach. Besonders in etwas größeren Städten schießen die Immobilienpreise in letzter Zeit durch die Decke. Da fällt einem schon schnell das erste Problem für ein Start-up auf: das Budget. Eine gute Budgetplanung ist deswegen das A&O. Die ersten Büro-Besichtigungen folgen. Das eine ist zu klein, das andere zu teuer, beim Dritten stimmt die Lage nicht. Es soll natürlich etwas “start-up-mäßiges” sein. Eine Stadtvilla, in der es eher nach Arztpraxis aussieht, passt dazu leider nicht.

Doch dann passiert es: Man findet ein passendes Büro in super zentraler Lage. Die Größe passt und alle im Team sind an Board. Der Haken: Das Büro befindet sich noch komplett im Bau, es ist quasi ein Rohbau. Da fällt die Vorstellung natürlich schwer, wie daraus einmal Räumlichkeiten werden sollen, in denen sich alle wohlfühlen. Zunächst bleibt also erstmal nicht viel mehr als ein leerer Grundriss, den es vor dem geistigen Auge mit Leben zu füllen gilt:

Planung und Einrichtung

Jetzt geht es aber erst so richtig ans Eingemachte. Zuerst sind bei der Büroplanung so einige wichtige Schritte zu beachten. Welche Bereiche soll es im Büro geben, wo werden Tische, Stühle und andere Möbel platziert und bei dunklen Büroräumen wie in unserem Fall: Wie bekommt man genügend Tageslicht? Lieber viele Glasscheiben oder doch mehrere Tageslichtlampen? Auch hier spielt das Budget wieder eine große Rolle. Natürlich muss man bei der Büroplanung und Einrichtung auch damit rechnen, dass nicht immer alles so läuft, wie man es sich vorstellt. Plötzlich ruft an einem Mittwochmorgen um 6:30 Uhr der Spediteur an und steht mit den Möbeln vor dem noch nicht bezugsfertigen Büro. Was dann? Ab in eine Lagerhalle damit! Wie Du also siehst, muss man immer für alle Eventualitäten gewappnet sein. Aber das ist es doch auch, was das Start-up Leben so spannend macht, oder?

Am Ende haben wir uns übrigens auch für ein Multispace-Büro entschieden. Was denn sonst?! 😉

Fazit – Mitarbeiter:innen ziehen lassen, um sie zu halten

Die Umsetzung eines Multispaces kann das aus der Mode geratene Büro wieder attraktiver und verlockender machen. Er vereint die Wünsche nach Flexibilität und Individualität mit der Notwendigkeit von gelegentlichem direkten Kontakt zwischen Kolleg:innen — ohne die Mitarbeiter:innen zu zwingen, ständig im Büro zu sitzen. Unter Umständen führt ein Multispace sogar dazu, das die Mitarbeitenden wieder gerne und an mehreren Tagen in der Woche ins Büro gehen.

Eins ist jedoch sicher: Soll Dein Unternehmen zukunftsfähig bleiben und teure Fluktuationen vermeiden, musst Du Deinen Mitarbeiter:innen mehr Freiraum bieten und sie “loslassen”. Nur auf diesem Weg kannst Du den New Work Ansprüchen der Mitarbeiter:innen gerecht werden und diese langfristig im Unternehmen halten. Die Entscheidung über den Ort der Arbeit liegt bei New Work in den Händen jedes einzelnen Mitarbeitenden.

Benefits für dein Team

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Titelbild: Victor zastol’skiy – stock.adobe.com

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