Deine Onboarding- Checkliste
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20 Feb
Willkommen an Board! So sollte sich alle neuen Mitarbeitenden nach einem Onboarding fühlen. Ein gut durchdachtes Onboarding ist sowohl für neue Mitarbeitenden als auch für das Unternehmen enorm wichtig. Denn: Nur mit einem organisierten Onboarding-Prozess kannst du eine stabile Basis für langfristige Mitarbeiter-Bindung legen und auch dein Recruiting verbessern. Der Fachkräfte- bzw. Arbeitskräftemangel macht es noch deutlicher: Mitarbeitende müssen sich ab Tag 1 im Unternehmen wohl und wertgeschätzt fühlen. Sonst sind wertvolle Talente sehr schnell wieder weg. Eine Stepstone-Studie aus dem Jahr 2019 hat ergeben, dass 30 % der Befragten ein Unternehmen schon vor Ende der Probezeit wieder verlassen haben (teilweise auch mehrmals). Der Grund: Ein schlechtes Onboarding.
Doch was musst du alles beachtet, damit dein Onboarding zum Erfolg wird? Wie kannst du den Onboarding-Prozess sinnvoll strukturieren und welche einzelnen Etappen solltest du dabei durchlaufen? Wir geben dir in diesem Blog-Artikel einen Überblick über die wichtigsten Fakten rund um das Thema Onboarding von Mitarbeitenden und machen dich Schritt für Schritt zu einem echten Onboarding-Guru!
Was ist Mitarbeiter-Onboarding? – Definition
Das Onboarding ist ein Prozess, der neuen Mitarbeitenden helfen soll, sich schnell und einfach in einem Unternehmen zu integrieren und erfolgreich sowie zielführend zu arbeiten. Der Prozess umfasst dabei hauptsächlich die Einführung in die Unternehmenskultur und die Vermittlung der wichtigsten Informationen rund um das Arbeitsumfeld. Verschiedene Maßnahmen des Personalmanagements sollen dabei helfen, den Einstieg für neue Mitarbeitenden in ein Unternehmen so leicht und reibungslos wie möglich zu gestalten. Schließlich sollen sie sich an Board des Unternehmens schnell wohlfühlen.
Wie lange dauert ein Onboarding?
Der Onboarding-Prozess beginnt mit der Unterschrift von neuen Mitarbeitenden auf dem Arbeitsvertrag und ist üblicherweise mit dem Ende der Probezeit (ca. 6 Monate) abgeschlossen. Das Onboarding kann dabei ein zeitaufwendiger Prozess sein. Muss es aber nicht! Mit den richtigen Methoden und einem gut geplanten Zeitmanagement können Unternehmen neue Mitarbeitenden schnell und effizient onboarden, ohne dass die Qualität der Arbeit darunter leidet. Vieles hängt bei der Dauer des Onboardings besonders von der Größe des Unternehmens, der Anzahl neuer Mitarbeitenden und dem Umfang des Onboardings, sowie der Stelle ab. Es ist wichtig, dass Unternehmen beim Onboarding realistisch bleiben. Ein Onboarding kann nicht alle Aspekte des Jobs abdecken – manche Dinge müssen im Laufe der Zeit gelernt werden. Wichtig ist vor allem, dass sich neue Mitarbeitenden schnell zurechtfinden und die grundlegenden Informationen vermittelt bekommen, damit sie ihre Rolle im Team zufriedenstellend ausüben können.
Welche Ziele verfolgt das Onboarding von neuen Mitarbeitenden?
Das Onboarding neuer Mitarbeitenden sollte klar definierte Ziele verfolgen, damit es zu einem vollen Erfolg wird. Folgende 3 Ziele können dabei helfen, dem Prozess einen roten Faden und die nötige Struktur zu verleihen.
- Neue Mitarbeitende sollten schnell mit ihren neuen Aufgaben vertraut gemacht werden, sodass sie erfolgreich und zielführend arbeiten können.
- Die Werte des Unternehmens, sowie die Unternehmenskultur und interne Prozesse sollten neuen Mitarbeitenden näher gebracht werden. So sollte die Identifikation mit dem neuen Unternehmen deutlich leichter fallen.
- Alle neuen Mitarbeitenden sollten eine Art „Onboarding-Buddy“ haben, der bei Fragen oder eventuellen Unklarheiten schnell zur Seite steht und helfen kann. Der „Onboarding-Buddy“ kann neuen Mitarbeitenden auch helfen, Kontakte zu anderen Kolleg:innen zu knüpfen und sich so schnell im sozialen Gefüge des Unternehmens aufgenommen zu fühlen.
Diese Ziele sollten im Onboarding-Prozess klar kommuniziert und vermittelt werden. Nur so können sich die neuen Mitarbeitenden mit dem Unternehmen identifizieren und maßgeblich zu dessen Erfolg beitragen.
Welche Etappen hat der optimale Onboarding-Prozess?
Eine große Hilfe kann auch sein, den Onboarding-Prozess in einzelne Etappen zu unterteilen. So kannst du dich an den einzelnen Etappen entlanghangeln und das Onboarding strukturiert und präzise gestalten. Wie wir schon geklärt haben, bilden die Vertragsunterzeichnung und das Ende der Probezeit die beiden Eckpunkte. Doch wie sieht es mit der Zeit dazwischen aus? Grundsätzlich unterteilen wir den Onboarding-Prozess in 3 Etappen. Diese Einteilung hilft uns dabei, das Einarbeiten neuer Mitarbeitenden klar zu strukturieren:
- 1. Onboarding-Etappe — Vor dem ersten Arbeitstag
- 2. Onboarding-Etappe — Der erste Arbeitstag / Die erste Arbeitswoche
- 3. Onboarding-Etappe — Nach der ersten Arbeitswoche bis zum Ende der Probezeit
1. Onboarding-Etappe — Vor dem ersten Arbeitstag
Sobald die Tinte auf dem Arbeitsvertrag trocken ist, geht’s ans Eingemachte. Schon vor dem ersten Arbeitstag neuer Mitarbeitenden musst du einige Vorbereitungen treffen, damit am ersten Tag alles glatt läuft. So sollte bereits vor Arbeitsbeginn sichergestellt sein, dass:
- eine Personalakte angelegt ist,
- neue Mitarbeitende alle notwendigen persönlichen Daten und Dokumente übermittelt haben (z.B. Krankenkassennachweis, Sozialversicherungsausweis etc.)
- der Arbeitsplatz zusammen mit allen wichtigen Arbeitsmitteln (Laptop, Monitore, Maus, Tastatur etc.) eingerichtet ist,
- eine geschäftliche E-Mail-Adresse für neue Mitarbeitende erstellt wurde,
- ein neuer Schlüssel rechtzeitig angefertigt wird, und
- neue Mitarbeitende ausreichend von einem “Onboarding-Buddy” betreut und von den Kolleg:innen freundlich empfangen und willkommen geheißen werden.
Diese Punkte bilden bereits eine gute Basis für das Onboarding. Vor dem ersten Arbeitstag sollte zusätzlich noch Folgendes geklärt werden:
- Zugriffsrechte klären: Haben neue Mitarbeitende Zugriff zu allen wichtigen unternehmensinternen Tools und benötigt ggf. eine Einweisung für diese (z.B. Mail-Postfach, Slack, Zeiterfassung, etc.) ?
- Termineinladungen: Sind neue Mitarbeitende zu bestehenden Terminen eingeladen, die ihren Tätigkeitsbereich betreffen (z.B. Daily, Weeklys, Monthlys …)?
- Verantwortlichkeiten klären: Gerade in Start-ups werden bestimmte Stellen vielleicht das erste Mal besetzt. Ggf. müssen Verantwortlichkeiten und Rollen neu definiert werden.
- Neue Mitarbeitende informieren: Wenn der Plan für den ersten Arbeitstag ausgearbeitet ist, sollten neue Mitarbeitende natürlich darüber informiert werden, damit sie sich auf den Tag einstellen und vorbereiten könnenn.
- Willkommensgeschenk bereitstellen: Wer freut sich nicht über ein kleines Präsent (z.B. einen Blumenstrauß, Süßigkeiten oder/und Willkommensbotschaft) auf seinem Schreibtisch?
Wenn du die oben genannten Punkte sorgfältig berücksichtigst und klärst, steht dem ersten Arbeitstag deiner neuen Mitarbeitenden nichts mehr im Wege. 🙂
2. Onboarding-Etappe — Der erste Arbeitstag / Die erste Arbeitswoche
Dann ist es endlich so weit. Du hast alle Vorbereitungen getroffen und der erste Arbeitstag des neuen Teammitglieds im neuen Unternehmen steht an. Habe dabei am besten im Hinterkopf, dass neue Kolleg:innen womöglich an ihrem ersten Tag in einem neuen Job aufgeregt sind. Überflute neue Mitarbeitende am ersten Tag deshalb nicht gleich mit zu vielen Informationen und Details. Lasse neue Mitarbeitende am ersten Tag gerne erst ganz entspannt ankommen und kläre den Rest im Laufe der ersten Woche.
Tipp: Wir haben für uns festgestellt, dass es am ersten Tag vollkommen ausreicht, wenn die neuen Mitarbeitenden nicht gleich morgens um 8 Uhr antanzen. 10 Uhr reicht für den ersten Tag auch. 😉
Woran du am ersten Tag und in der ersten Woche noch denken solltest, verraten wir dir hier:
- Im Büro willkommen heißen: Zeige den neuen Mitarbeitenden die wichtigsten Stellen des Büros (Toilette, Kaffeemaschine, etc.) und ihren neuen Arbeitsplatz. Überreiche ein kleines Präsent als Symbol der Willkommenskultur.
- Sei locker und freundlich. Sorge dafür, dass sich alle wohlfühlen.
- Erste-Hilfe-Kasten, Feuerlöscher und Fluchtwege zeigen: Erkläre den neuen Mitarbeitenden, was im Notfall zu tun ist und wo sich wichtige Gegenstände befinden.
- Alle wichtigen Utensilien überreichen: Überreiche den neuen Mitarbeitenden alle wichtigen Utensilien (z.B. Schlüssel, Zugangsdaten, Parkausweis etc.)
- Datenschutzerklärung unterschreiben: Gehe mit neuen Mitarbeitenden die Datenschutzerklärung sorgfältig durch, damit später keine Probleme entstehen.
- Einarbeitungsplan vorstellen: Nimm dir etwas Zeit und bespreche mit den neuen Mitarbeitenden den Plan für die erste Woche. So ist es für alle entspannter.
- Klärt gemeinsam offene Fragen schafft eine gute Vertrauensbasis.
- Direkte Kolleg:innen vorstellen: So Neue/r! Dann komm‘ doch mal in den Kreis und stell‘ dich uns allen mal vor! Bloß nicht! Neue Mitarbeitenden sollten an ihrem ersten Arbeitstag in einem neuen Job nicht auf dem Präsentierteller sitzen. Mache neue Mitarbeitende stattdessen mit ihren neuen Kolleg:innen in lockeren Gesprächen vertraut, mit denen sie am meisten zu tun haben werden. So lernen sie direkt einige Kolleg:innen besser kennen und wissen, an wen sich bei Fragen oder Unklarheiten gewendet werden kann.
- Keep it simple & relaxed: Neue Mitarbeitende haben am ersten Tag schon genug um die Ohren. Lasse ihnen also erst einmal viel Freiraum und überlege dir ein lockeres Programm. Vielleicht geht ihr entspannt in kleiner Runde Mittagessen oder einen Kaffee trinken und stärkt so schon direkt am ersten Tag das Teamgefühl. Du musst neue Mitarbeitende am ersten Tag auch nicht bis 17 Uhr bespaßen. Das wünschen sie sich wahrscheinlich auch gar nicht. 3-4 Stunden reichen am ersten Arbeitstag unserer Erfahrung nach komplett aus.
Der erste Tag ist gut gelaufen? Super! Worauf du in der ersten Arbeitswoche noch achten musst, erfährst du hier:
- Zeitplan festlegen: Erkläre neuen Mitarbeitenden, wie das Onboarding und die Arbeit im Unternehmen fortan verlaufen wird. So können sie sich auf die nächsten Tage und Wochen einstellen und sind wahrscheinlich etwas ruhiger und entspannter.
- Erste Aufgaben zuweisen: Nichts ist schlimmer, als nicht zu wissen, was man machen soll. Deshalb sollten in der ersten Woche so früh wie möglich erste Aufgaben verteilt, erklärt und angegangen werden. So kommen neue Mitarbeitenden schnell in einen Workflow und können sich mit ihren Tätigkeiten vertraut machen.
- Erwartungen synchronisieren: Zu Beginn der ersten Onboarding-Woche ist es besonders wichtig, gegenseitige Erwartungen zu klären. Transparenz ist der Schlüssel! Sowohl Mitarbeitende als auch Vorgesetzte sollten offen und ehrlich ihre Erwartungen, Wünsche und Ziele für die kommenden 6 Monate kommunizieren. So werden zukünftige Missverständnisse schon am ersten Tag aus der Welt geschafft.
- Termine für Feedback-Gespräche festlegen: Legt gemeinsam erste Termine für regelmäßige Feedbackgespräche fest, um Fragen zu klären und euch gegenseitig offenes Feedback zu geben.
- Schulungstermine planen: Setze ggf. erste Termine für Schulungen und Einarbeitungen für bestimmte Themen, Tools etc. fest.
- Klärt die restlichen wichtigen formalen Abläufe: Wie funktioniert die Zeiterfassung? Wie kann Urlaub beantragt werden? Wie sind die Überstunden geregelt? All das sind Fragen, die schon in der ersten Arbeitswoche geklärt werden sollten.
- Vision, Werte und Ziele des Unternehmens vermitteln: Welche Vision, Werte und Ziele das Unternehmen vertritt, ist ausschlaggebend für die Identifikation mit dem Arbeitsumfeld. Die Klarheit über Ziele schafft die nötige Transparenz, die es braucht, um produktiv und motiviert arbeiten zu können. Wenn neue Mitarbeitenden wissen, woran und vor allem wofür sie arbeiten, werden ihnen die Aufgaben deutlich leichter fallen.
3. Onboarding-Etappe — Nach der ersten Arbeitswoche bis zum Ende der Probezeit
Kommen wir jetzt zur letzten Etappe des Onboarding-Prozesses. Die erste Woche ist rum und das Wesentliche ist geklärt. Die neuen Mitarbeitenden sind nun arbeitsfähig. Was in den kommenden Wochen noch wichtig ist und was du noch erledigen musst, erklären wir dir hier:
- Regelmäßige, wertschätzende Feedbackgespräche: Das Onboarding ist ein Prozess. Und wie jeder Prozess kann auch das Onboarding stetig verbessert werden. Hole dir aus diesem Grund nach einem abgeschlossenen Onboarding ehrliches Feedback von den jeweiligen Mitarbeitenden und sei offen für neue Ideen und Ansätze. Gib neuen Mitarbeitenden regelmäßig wertschätzendes Feedback zu ihrer geleisteten Arbeit und gebe ihnen die Möglichkeit, Fragen und Probleme direkt mit dir zu klären.
- Für Fragen bereit stehen: Natürlich kann es nach der ersten Woche immer mal wieder vorkommen, dass situationsbedingt neue Fragen entstehen. Dann ist es besonders wichtig, dass neue Mitarbeitende feste Ansprechpartner:innen (z.B. in Form eines “Onboarding-Buddys”) haben, an die sie sich jederzeit problemlos wenden können.
- Kontakte fördern: Nicht alle Menschen sind extrovertiert und gehen von alleine auf neue Menschen zu. Versuche deswegen besonders in den ersten Wochen diese Hemmschwelle zu überbrücken, indem Du gezielt Kontakte förderst. Gehe z.B. in kleinen Gruppen gemeinsam mit neuen Mitarbeitenden Mittagessen, stelle neuen Mitarbeitenden nach und nach die einzelnen Team-Mitglieder vor und gestalte ihnen den Einstieg so entspannt wie möglich.
Wie lässt sich das Onboarding optimieren?
Auch beim Onboarding-Prozess gilt: Übung macht den Meister. Je öfter du den Onboarding-Prozess durchläufst, desto besser und reibungsloser wird er ablaufen. Das heißt natürlich nicht, dass du dir bei deinem ersten Onboarding keine Mühe geben sollst. Du kannst aber schon während und vor allem nach deinem ersten Onboarding dafür sorgen, dass du den Prozess in Zukunft noch optimieren kannst. Hier sind 3 Maßnahmen, die dir bei der Optimierung helfen können:
- Feedbackgespräche: Ehrliches und offenes Feedback hilft dir herauszufinden, was bei deinem Onboarding schon gut lief und was ggf. nach besser werden muss. Neue Mitarbeitenden sollten während oder nach des abgeschlossenen Onboardings die Chance haben, konstruktiv Kritik oder Lob zu äußern. Das ist eine gute Chance für dich, deinen Onboarding-Prozess stetig zu verbessern.
- Tipp: Setze dir hierfür einen Termin in deinen Kalender, damit wertvolles Feedback nicht hinten runter fällt.
- Mitarbeiterumfragen: Auch (anonyme) Mitarbeiterumfragen können dabei helfen, mehr Klarheit über dein Onboarding zu erhalten. Erstelle dazu eine Umfrage (z.B. über Google Forms) und sende sie an die Mitarbeitenden, die in deinem Unternehmen schon ein Onboarding absolviert haben. Fragen könnten z.B. sein: “Wie hast du dich während des Onboardings gefühlt?“ “Was hat dir besonders gut gefallen?” “Was könnte das nächste Mal noch etwas besser laufen?” etc.
- Struktur + ggf. physische Checkliste: Ein gutes Onboarding hat auch immer eine gut durchdachte Struktur. Eine ausgedruckte Checkliste kann dabei helfen, den Onboarding-Prozess zu visualisieren und Anreize geben, einzelne Aufgaben innerhalb des Onboardings abzuhaken.
Puh, ganz schön viel Arbeit so ein Onboarding. Wenn’s da nur eine Möglichkeit gäbe, die Personalverwaltung und auch das Onboarding zu digitalisieren und zu automatisieren. Digitale HR-Plattformen wie HRworks, Kenjo, oder Factorial ermöglichen Unternehmen beim Onboarding neuer Mitarbeitenden deutliche Zeit- und Kostenersparnisse. Allen voran HRworks überzeugt durch faire Preise, einer Vielzahl von Schnittstellen zu Lohnabrechnungsprogrammen und einer schnellen und unkomplizierten Einrichtung. So wird das Onboarding zum Kinderspiel!
Fazit – Ein gutes Onboarding braucht Struktur und Wertschätzung
Zack, jetzt bist du ein waschechter Onboarding-Profi! Du fühlst dich noch nicht so? Keine Sorge. Oft wird das Thema Onboarding viel größer gemacht, als es eigentlich ist. Natürlich ist ein gutes Onboarding enorm wichtig für eine langfristige Mitarbeiterbindung und Motivation sowie Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Ein gutes Onboarding ist aber bei weitem kein Hexenwerk!
Wir haben gemerkt, dass der Schlüssel zum Erfolg in einer guten Struktur und einer guten Vorbereitung liegt. Unsere Erfahrungen haben auch gezeigt, dass gegenseitige Wertschätzung und Offenheit die Basis für ein gutes Onboarding ist. Besonders in Start-ups ist die Freude groß, wenn neue Mitarbeitenden eingestellt werden. Mitarbeitende können sich dann nämlich mehr auf ihr Kerngebiet fokussieren und müssen nicht zwischen verschiedenen Themen springen, um alle Aufgaben bestmöglich abzudecken. Diese Freude sollte dann natürlich auch gezeigt werden! Heißt neue Mitarbeitende also gebührend willkommen und macht deutlich, dass ihr euch auf die gemeinsame Arbeit freut. Das hat auch bei uns schon Wirkung gezeigt und motiviert neue Mitarbeitende zusätzlich, ihr Bestes zu geben.
Fakt ist: Solange Du alles sorgfältig planst, vorbereitest und die Bereicherung durch neue Mitarbeitende zu schätzen weißt, wird das Onboarding zu einem Kinderspiel für dich!
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Ein gutes Onboarding legt eine stabile Basis für eine langfristige Mitarbeiterbindung. Damit diese Basis über die Zeit nicht ins Wackeln kommt, muss aber noch mehr getan werden. Gib deinen Mitarbeitenden z.B. die Möglichkeit, auf eine Workation zu gehen und ermögliche ihnen flexible Arbeitszeiten. 🙂
Beitragsbild: artem-podrez – pexels.com
Titelbild: rodnae-productions – pexels.com
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