Datenschutz­erklärung pxtra Benefit-Plattform - Stand 05/2024

Die Angaben in dieser Erklärung gelten für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf der pxtra Benefit-Plattform und sollen Sie insbesondere über den Umfang der Verarbeitung, die Verarbeitungszwecke, Empfänger, Rechtsgrundlagen, Speicherfristen sowie Ihre Rechte informieren. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, d.h. einen Menschen (nachfolgend auch „betroffene Person“) beziehen, hierzu zählen beispielsweise Ihr Name, Ihre Adresse oder Ihre E-Mail-Adresse. Unter „Verarbeitung“ personenbezogener Daten versteht man insbesondere die Erhebung, Speicherung, Verwendung und Übermittlung solcher Daten.

 

Wer bei uns für die Datenverarbeitung verantwortlich ist

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

pxtra GmbH
Mark Bosold
Kröpeliner Str. 75
18055 Rostock
Deutschland
+49 381 8388 232
kontakt@pxtra.de

 

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

work and play computersysteme
Peter Schmidt
Friedrich-Engels-Ring 27
17033 Neubrandenburg
datenschutz@workandplay.de

 

Ihre Betroffenenrechte

Unter den angegebenen Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten können Sie jederzeit folgende Rechte ausüben:

● Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten und deren Verarbeitung (Art. 15 DSGVO),
● Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO),
● Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten (Art. 17 DSGVO),
● Einschränkung der Datenverarbeitung, sofern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Pflichten
noch nicht löschen dürfen (Art. 18 DSGVO),
● Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns (Art. 21 DSGVO) und
● Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten ggf. Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG.

Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit ohne Angabe von Gründen mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden, z. B. an die zuständige Aufsichtsbehörde des Bundeslands Ihres Wohnsitzes oder an die für uns als verantwortliche Stelle zuständige Behörde (Artikel 77 DSGVO i.V.m. § 19 BDSG).

Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html.

 

Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unserer der pxtra Benefit-
Plattform

Art und Zweck der Datenverarbeitung

Wenn Sie auf unsere Plattform zugreifen, d.h., wenn Sie sich nicht registrieren oder anderweitig Informationen übermitteln, werden automatisch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers, Ihre IP-Adresse, Datum, Uhrzeit und Dauer Ihres Besuchs, jeweils übertragene Datenmenge und Ähnliches.

Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

● Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus der Plattform,
● Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Plattform,
● Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
● zur Optimierung unserer Plattform.

Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Informationen dieser Art werden von uns ggfs. anonymisiert statistisch ausgewertet, um unseren Internetauftritt und die dahinterstehende Technik zu optimieren.

Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse:

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Verbesserung der Stabilität und Funktionalität unserer Plattform.

Drittlandtransfer:
Die erhobenen Daten werden nicht in Drittländer übertragen.

Speicherdauer:
Die Daten werden gelöscht, sobald diese für den Zweck der Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die Daten, die der Bereitstellung der Plattform dienen, grundsätzlich der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist.

Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens 7 Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen der Nutzer anonymisiert, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Cookies
Die Plattform verwendet an mehreren Stellen so genannte Cookies. Dies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Diese Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an, enthalten keine Viren und werden nicht zur Erstellung von Besucherprofilen herangezogen.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Plattform jedoch eingeschränkt sein.

Speicherdauer und eingesetzte Cookies:
Soweit Sie uns durch Ihre Browsereinstellungen oder Zustimmung die Verwendung von Cookies erlauben, können folgende Cookies auf unserer Plattform zum Einsatz kommen:

 

Technisch notwendige Cookies

Art und Zweck der Verarbeitung:

Wir setzen Cookies ein, um unsere Plattform nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Elemente unserer Plattform erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann.

Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung der Plattform für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Plattform können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

Rechtsgrundlage und berechtigtes Interesse:
Die Verarbeitung technisch notwendiger Cookies nach § 25 Abs. 2 TTDSG erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Basis unseres berechtigten Interesses an einer nutzerfreundlichen Gestaltung unserer Plattform.

 

Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung der pxtra Benefit-Plattform durch Erstellung eines Accounts

Art und Zweck der Datenverarbeitung
Im Rahmen der Nutzung der pxtra Benefit-Plattform und zur Bereitstellung unserer Leistungen und Services verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

Mitarbeiter-Daten:
● Stammdaten (Vor- und Nachname, Geburtsname, Geburtsdatum, Geschlecht)
● Adressdaten (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort, Bundesland, Land)
● Kommunikationsdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer Festnetz/Mobil)
● Nationalität
● Ggf. Gesundheitsdaten (je nachdem, welche Benefits gebucht und in Anspruch genommen werden)
● Personenstand, Anzahl Kinder
● Steuerklasse, Kinderfreibetrag, Religionszugehörigkeit (ja/nein)
● Stellenbezeichnung, Personalnummer, Ein- und Austrittsdatum, Standort, Abteilung
● Gesamtbruttoeinkommen, Kostenstelle
● Krankenkasse, Personengruppe, Beitragsschlüssel
● Spracheinstellung, ggf. Profilbild, Rolle (Admin/Mitarbeiter), Security-Einstellungen (Passwort, Zwei-Faktor-Authentifizierung, SSO), Aufgaben für Mitarbeiter:innen
● Belegdaten: Belegdateien, Belegtyp, Wert des Beleges, Datum, Geschäft, Belegnotiz, Belegstatus
● Ggf. Goodie-Daten (zusätzliche Benefits, die nicht lohnsteuerrelevant sind): Name, Beschreibung, Bild, URL
● Support-Tickets: Betreff, Text (Anliegen), E-Mail-Adresse Ticket-Ersteller, Anhänge
● Durch den Mitarbeiter gewünschte Benefits
 
Von pxtra erzeugte Daten:
● ergänzende Dokumente für Benefits (z.B. Abrufscheine für Jobbikes), Mitarbeiter-Auswahl für Gutschein-Partner (z.B. „Rossmann“), Digitale Gutschein-Codes (QR-Codes und Barcodes), bestehende Lohnart (Zeitraum, Betrag, Lohnart für Payroll-System), Nicht-genutzte Budgets, Vorteils-Rechner Konzepte, Aktivitäten von Mitarbeiter:innen, Notifications/Benachrichtigungen für Mitarbeiter:innen
● Benefit-Einstellungen: Aktive Unternehmens-Benefits, Benefit Umsetzung Intern/Extern, Externer Benefit Anbieter samt URL, Pauschalsteuer Konfiguration Arbeitgeber/Arbeitnehmer, ggf. maximaler Zuschuss pro Benefit
● Ggf. Gesundheitsdaten (je nachdem, welche Benefits gebucht und in Anspruch genommen werden)
● Auswertungsergebnisse der durch den Mitarbeiter gewünschten Benefits
 
Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung der Daten über die pxtra Benefit-Plattform erfolgt auf der Grundlage des zwischen uns geschlossenen Plattform-Nutzungsvertrages (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, 7, 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) sowie zur Geschäftssteuerung von pxtra als berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
 
Drittlandtransfer:
Die erhobenen Daten werden von pxtra nicht in Drittländer übertragen.
 
Speicherdauer:
Die Daten werden gemäß gesetzlichen Vorschriften zur Datenverarbeitung gespeichert. Wir nutzen Ihre Daten ausschließlich für die Zwecke, zu denen wir berechtigt sind, und solange die Daten für diesen Zweck benötigt werden.
 
Sind die Daten für den Zweck oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese in der Regel gelöscht, es sei denn, deren – befristete und gegebenenfalls eingeschränkte – Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:
● Die Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Zu nennen sind das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO). Danach sind die Aufbewahrungs- bzw. Dokumentationsfristen auf bis zu 10 Jahre vorgegeben.

● Die Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften: Gemäß den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) beträgt die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre, unter besonderen Umständen allerdings bis zu 30 Jahre.

 

SSL-Verschlüsselung

Um die Sicherheit Ihrer Daten bei der Übertragung zu schützen, verwenden wir dem aktuellen Stand der Technik entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z. B. SSL) über HTTPS.

 

Kontaktformular

Art und Zweck der Verarbeitung:

Die von Ihnen eingegebenen Daten werden zum Zweck der individuellen Kommunikation mit Ihnen gespeichert. Hierfür ist die Angabe einer validen E-Mail-Adresse sowie Ihres Namens erforderlich. Diese dient der Zuordnung der Anfrage und der anschließenden Beantwortung derselben. Die Angabe weiterer Daten ist optional.

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt auf der Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Durch Bereitstellung des Kontaktformulars möchten wir Ihnen eine unkomplizierte Kontaktaufnahme ermöglichen. Ihre gemachten Angaben werden zum Zwecke der Bearbeitung der Anfrage sowie für mögliche Anschlussfragen gespeichert.

Sofern Sie mit uns Kontakt aufnehmen, um ein Angebot zu erfragen, erfolgt die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Drittlandtransfer:
Die erhobenen Daten werden nicht in Drittländer übertragen.

Speicherdauer:
Daten werden spätestens 6 Monate nach Bearbeitung der Anfrage gelöscht.

Sofern es zu einem Vertragsverhältnis kommt, unterliegen wir den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach HGB und löschen Ihre Daten nach Ablauf dieser Fristen.

 

Kategorien von Empfängern

Wir sind zusammen mit Ihrem Arbeitgeber für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemeinsam verantwortlich und haben nach Maßgabe des Art. 26 DSGVO eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit (Joint Controllership) abgeschlossen.

Die gemeinsame Verantwortlichkeit besteht für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Bereitstellung der Corporate Benefits über die pxtra Benefit-Plattform, das Erfassen und Analysieren von Mitarbeiterbedürfnissen sowie die konkrete Buchung und Verwaltung von Benefits über die pxtra Benefit-Plattform. pxtra übermittelt dabei personenbezogene Daten von Ihnen an Ihren Arbeitgeber zur weiteren Verarbeitung. pxtra obliegt das Anbieten, die Verwaltung und Betreuung des Buchungsprozesses von konkreten Benefits samt Begleitung und Abwicklung der Vertragsanbahnung zwischen Ihnen und dem jeweiligen Benefitanbieter sowie die Verwaltung des Vertragsverhältnisses, bspw. die Belegprüfung. pxtra führt die Auswertung der jeweiligen Mitarbeiterbedürfnisse durch und übermittelt die Ergebnisse der Bedarfsanalysen an Ihren Arbeitgeber.

Auftragsverarbeiter:
Wir lassen einzelne der vorgenannten Prozesse und Serviceleistungen durch sorgfältig ausgewählte und datenschutzkonform beauftragte Dienstleister ausführen. Diese externen Dienstleister sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert. Diese werden Ihre Daten nicht an Dritte weitergeben.

Dritte:

Sofern Sie im Rahmen Ihrer Anmeldung zur Nutzung der pxtra Benefit-Plattform entsprechende Interessen bekunden, geben wir Ihre Kontaktdaten (Name, Vorname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name des Unternehmens) an die jeweiligen Benefitanbieter zur Ermöglichung einer direkten Kontaktaufnahme mit Ihnen, bspw. zur Durchführung von Beratungsgesprächen, weiter. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an weitere Empfänger geben wir Informationen über Sie nur weiter, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, Sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe befugt sind. Sind diese Voraussetzungen gegeben, können Empfänger personenbezogener Daten u.a. sein:

● Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung.
● Andere Unternehmen oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln.

Weitere Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Einhaltung der jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzregelungen. Dabei ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:

− Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, 7 DSGVO):
Die Rechtmäßigkeit für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist bei Einwilligung zur Verarbeitung für festgelegte Zwecke (z.B. Verarbeitung Ihrer Anfrage, Verwendung der Daten für Marketingzwecke) gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

− Aufgrund von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):
Um unseren vertraglichen Pflichten nachzukommen oder auch zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage erfolgen, verarbeiten wir personenbezogene Daten. Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich in erster Linie aus Ihrer Anfrage.

− Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO):
Die pxtra GmbH unterliegt unterschiedlichen rechtlichen Verpflichtungen. Hierzu zählen u.a.:
− Handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung,
− Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten.

− Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO):
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:
− Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten,
− Sicherstellung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs,
− Zur Analyse und Verbesserung der Nutzung unserer Plattform.

Verpflichtung zur Bereitstellung und mögliche Folgen der Nichtbereitstellung
von personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Nutzung unserer Plattform müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Erfüllung des Zwecks erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, die gewünschte Leistung zu erbringen.

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO. Sollten wir dieses Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Sicherheitsmaßnahmen

Wir treffen im Übrigen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen nach dem Stand der Technik, um die Vorschriften der Datenschutzgesetze einzuhalten und Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen.

Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2024. Aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung anzupassen.

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht:
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Empfänger eines Widerspruchs:

pxtra GmbH
Mark Bosold
Kröpeliner Str. 75
18055 Rostock
Deutschland
+49 381 8388 232
kontakt@pxtra.de

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