Kolleg:innen beim gemeinsamen jungen Mittagessen
Für das Mittagessen nicht mehr jeden Tag selbst zahlen und dadurch Geld sparen? Ja, das geht! Mit dem Essenszuschuss als Mitarbeiter-Benefit kannst du deine Mitarbeitenden auch bei ihren arbeitstäglichen Mahlzeiten finanziell unterstützen, indem du die Kosten für ihre Mahlzeiten bezuschusst. Bei der Frage, welche Benefits von den meisten Mitarbeitenden gewünscht werden, fällt oft als Antwort der Essenszuschuss.
In diesem Blogbeitrag wollen wir dir die wichtigsten Informationen zum Essenszuschuss (u.a. zur Versteuerung und Abrechnung) liefern und für dich einige Vorteile von diesem Benefit auflisten. 🙂

Gliederung

Essenszuschuss – Grundlagen

In folgendem Abschnitt findest du die wichtigsten grundlegenden Informationen zum Essenszuschuss als Mitarbeiter-Benefit:

Essenszuschuss – Höhe des Zuschusses

Der Essenszuschuss ermöglicht es dir, die arbeitstäglichen Mahlzeiten deiner Mitarbeitenden zu bezuschussen (das gilt übrigens auch für Mitarbeitende im Home-Office, nicht jedoch für Mitarbeitende auf Geschäftsreise). Der Zuschuss setzt sich dabei aus zwei Teilen zusammen. Die Basis bildet der Sachbezugswert von 4,13 € pro Tag. Zusätzlich dazu können Arbeitgebende noch einen Betrag in Höhe von 3,10 € pro Tag beisteuern. Damit beläuft sich die Höhe des Zuschusses insgesamt auf 7,23 € pro Tag an maximal 15 Tagen im Monat.

Essenszuschuss – Versteuerung & Abrechnung

Die beiden Teilbeträge, aus denen sich der Zuschuss zusammensetzt, werden unterschiedlich versteuert. Der Sachbezugswert in Höhe von 4.13 € pro Tag wird pauschal mit 25 % versteuert. Der freiwillige Arbeitgeber-Zuschuss von 3,10 € pro Tag ist komplett steuer- und sozialversicherungsfrei.
Tipp: Wir empfehlen Arbeitgebenden diesen Zuschuss auf jeden Fall zu zahlen, weil er den Wirkungsgrad des Essenzuschusses deutlich erhöht und obendrein nicht versteuert wird.

Essenszuschuss – Einschränkungen

Damit die Pauschalversteuerung von 25 % bzw. die Steuer- und Sozialversicherungsfreiheit der beiden Teilbeträge gewährleistet werden kann, müssen einige Bedingungen erfüllt sein:

Zum Einen muss die Mahlzeit, die mit Hilfe des Essenszuschusses erworben wird, zum direkten Verzehr geeignet sein. Das bedeutet, dass das Essen sofort konsumierbar ist und z.B. nicht erst gekocht oder zubereitet werden muss.

Auch sind alkoholische Getränke bei der Nutzung des Essenszuschusses ausgeschlossen und es darf kein Rückgeld gegeben werden, z.B. wenn die Mahlzeit weniger als 7,23 € kostet. Der Restwert entfällt dann in diesem Fall an diesem Tag.

Essenszuschuss – Verschiedene Möglichkeiten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie deine Mitarbeitenden den Essenszuschuss nutzen können. Im folgenden listen wir die 3 Möglichkeiten für dich auf, sodass du entscheiden kannst, welche Variante für dein Unternehmen die Richtige ist:

(Digitale) Essensmarken

Die erste Möglichkeit, den Essenszuschuss zu nutzen, besteht in analogen oder digitalen Essensmarken. Diese können entweder jeden Monat an die Mitarbeitenden verteilt oder digital generiert werden. Im Anschluss können Deine Mitarbeitenden diese Essensmarken in Restaurants, Cafès, Imbissen etc. ihrer Wahl einlösen (sofern diese dort auch akzeptiert werden).
Falls du dich für diese Möglichkeit entscheidest, empfehlen wir dir im Sinne von mehr Nachhaltigkeit auf digitale Essensmarken zu setzen. 😀

Beleg-Upload

Eine weitere verbreitete Variante ist der digitale Beleg-Upload. Mitarbeitende müssen in diesem Fall nur den Beleg ihrer Mahlzeit scannen und z.B. in unserer :pxtra Benefit-Plattform einreichen. Heißt, deine Mitarbeitenden tragen die Kosten der Mahlzeiten zunächst selbst. Am Monatsende wird dann berechnet, wie viel den einzelnen Mitarbeitenden erstattet werden muss und den entsprechenden Betrag kannst du anschließend gemeinsam mit dem Gehalt überweisen.

Tipp: Nach unserer eigenen Erfahrung macht der Essenszuschuss via Beleg-Upload am meisten Sinn. Nicht nur ist die Nutzung einfach, schnell und unkompliziert – der Beleg-Upload ist darüber hinaus universell einsetzbar.

Interne Mahlzeitengestaltung

Möglich wäre auch, das Mittagessen für deine Mitarbeitenden intern zu gestalten. Dafür müsstest du eine/n Koch/Köchin einstellen, die/der direkt im Büro Mahlzeiten zubereitet, sodass diese direkt vor Ort verzehrt werden können. Voraussetzung dafür ist natürlich ein ausreichendes Budget für die tägliche Beschaffung frischer Lebensmittel, sowie eine ausreichend große Küche und Sitzmöglichkeiten für deine Mitarbeitenden. Der Vorteil: deine Mitarbeitenden müssen dafür entweder keinen oder nur einen geringeren Betrag als die tatsächlichen Kosten pro Mahlzeit bezahlen. Wir bei :pxtra nutzen die interne Mahlzeitengestaltung. Das kommt bei uns im Team sehr gut an!

Essenszuschuss – Vorteile für Unternehmen und Mitarbeitende

Unserer Meinung nach ist der Essenszuschuss ein echtes Must-Have Benefit. Schließlich muss jeder am Tag ausreichend essen, um produktiv, energiegeladen und konzentriert zu arbeiten. Welche Vorteile der Essenszuschuss noch bietet, erfährst du hier:

Finanzielle Unterstützung bei arbeitstäglichen Mahlzeiten

Durch den Zuschuss erhalten deine Mitarbeitenden eine sinnvolle finanzielle Unterstützung in ihrem Arbeitsalltag. Dadurch, dass sie für ihre Mahlzeiten kein bzw. weniger eigenes Geld aufwenden müssen, sparen sie auf 15 Tage im Monat hochgerechnet deutlich an Kosten.

Höherer Nettolohn als durch reine Gehaltserhöhung

Zusätzlich erhalten deine Mitarbeitenden durch einen Essenszuschuss rein faktisch gesehen einen höheren Nettolohn als durch eine reine Gehaltserhöhung. Der Essenszuschuss wird nämlich zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gezahlt und wird zum Teil nur pauschal bzw. gar nicht versteuert. Insgesamt können deine Mitarbeitenden durch den Essenszuschuss also jeden Monat über 100 € (6,90 € × 15) zusätzlich zu ihrem Gehalt bekommen.

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten

Mittlerweile akzeptieren viele Restaurants, Cafés oder Imbisse Essensmarken (z.B. von Edenred), sodass Deine Mitarbeiter:innen eine große Auswahl bei ihren arbeitstäglichen Mahlzeiten haben. Entscheidest du dich, den Essenszuschuss via Beleg-Upload einzuführen, ist die Auswahl sogar noch größer – nämlich unbegrenzt. Solange deine Mitarbeitenden einen Beleg bekommen, können sie sich ihre Kosten erstatten lassen. 🙂

Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit- und -bindung

Wenn du deine Mitarbeitenden mit einem Essenszuschuss finanziell unterstützt, vermittelt das ein Gefühl von Wertschätzung und steigert das allgemeine Wohlbefinden sowie die Motivation der Angestellten. Darüber hinaus sind deine Mitarbeitenden durch Benefits insgesamt zufriedener und bleiben deinem Unternehmen länger erhalten. Mitarbeiter-Benefits sind übrigens auch ein enorm wertvolles Asset im Recruiting-Prozess deines Unternehmens.

Fazit – Essenszuschuss gehört in jedes Benefit-Portfolio

Entscheidest du dich dafür, in deinem Unternehmen Benefits einzuführen, dann solltest du als einen Grundbaustein Deines Portfolios auf jeden Fall den Essenszuschuss wählen. Nicht nur bietet er mit 7,23 € pro Tag und Mitarbeiter:in eine sinnvolle finanzielle Unterstützung im Arbeitsalltag, gleichzeitig erhöht er auch den Nettolohn deiner Angestellten um mehr als 100 € im Monat. In Kombination mit anderen beliebten Benefits, wie z.B. dem Sachbezug, sorgt das für deutlich mehr Mitarbeiterzufriedenheit- und -bindung – auch wegen des großen Anwendungsbereichs des Essenszuschusses.

Insgesamt bietet der Essenszuschuss via Beleg-Upload unserer Erfahrung nach den größten Mehrwert. Einfach den Beleg scannen, in unserer Benefit-Plattform einreichen und die Ausgaben nach automatischer Beleg-Prüfung zusammen mit der Gehaltszahlung erstattet bekommen. Einfacher geht’s kaum! 🙂

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Beitragsbild: fauxels — pexels.com

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