glückliche Frau im Sonnenschein

Viele Wege führen nach Rom – so auch bei der Benefit-Strategie eines Unternehmens. Soviel steht fest: am Thema Mitarbeiter-Benefits gibt es in der modernen Arbeitswelt kein Vorbeikommen mehr. Jedes Unternehmen muss deswegen heute seinen eigenen Weg im Umgang mit Benefits finden. Doch welche Benefit-Strategie ist dabei wirklich zielführend? Eine Sache können wir Dir schon mal verraten: Keine Benefits sind keine Option mehr. 😉

Unsere Erfahrungen, die wir in diesem Artikel mit Dir teilen wollen, sind aus über 30 Gesprächen mit Personalverantwortlichen entstanden. Auch zeigen mehrere Studien, dass das Verstehen und Berücksichtigen individueller Mitarbeiter-Bedürfnisse ein ausschlaggebendes Kriterium dafür ist, wie zufrieden Mitarbeitende in ihren Jobs sind. Ist das Gießkannenprinzip bei der Benefit-Auswahl also noch zeitgemäß? Oder müssen individuelle und flexible Ansätze her? In diesem Blog-Artikel wollen wir zwei Benefit-Strategien vergleichen und die Vor- und Nachteile von beiden Ansätzen beleuchten.

Gliederung

Benefit-Strategie A – Zentraler Gießkannen-Ansatz

Beim sogenannten Gießkannen-Prinzip sucht die Personalabteilung eines Unternehmens einzelne Benefits und Benefit-Anbieter:innen aus. Welche Benefits und Anbieter:innen das sind, wird im Voraus ggf. über Mitarbeiter-Befragungen entschieden, bei denen Durchschnittswerte entscheidend sind. So wird dann z.B. entschieden, dass es ein Benefit “Verpflegung” gibt und ob die Erstattung über digitale Workflows oder analoge Verpflegungs-Gutscheine erfolgen soll. Die einzelnen Mitarbeitenden können dann entscheiden, ob sie das angebotene Benefit nutzen möchten oder nicht. Wenn sich Mitarbeitende dafür entscheiden, das Benefit nicht nutzen zu wollen, dann gibt es für diese keine anderen Benefit-Optionen und sie gehen leer aus.

Die verschiedenen Benefits werden beim Gießkannen-Ansatz oftmals Monat für Monat oder Jahr für Jahr als Überraschung für die Mitarbeitenden eingeführt. Doch was, wenn die ausgewählten Benefits gar nicht von allen Mitarbeitenden gewünscht sind? Haben diese dann noch einen positiven Effekt oder schießen sie am Ziel vorbei? Genau aus solchen Situationen heraus entsteht oft der subjektive Eindruck, dass die Mitarbeiter-Benefits keinen positiven Effekt haben. In Wahrheit hat das ausgewählte Benefit aber vor allem nicht die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter:innen erfüllt.

Grafik Benefit-Ansatz A

Vorteile – Gießkannen-Ansatz

Sicherheit für die Personalabteilung

Der Gießkannen-Ansatz gibt der Personalabteilung mehr Kontrolle. Sie kann entscheiden, welche Benefits von welchen Anbieter:innen sie für das Unternehmen nutzen wollen. Durch den Aufbau manueller Prozesse im Umgang mit Benefits können diese gleichzeitig auch hoch individuell für das Unternehmen sein. Außerdem kann die Personalabteilung regelmäßig detailliertes Feedback aller Mitarbeitenden zu Angebot und Nutzung der Benefits in Mitarbeitergesprächen sammeln.

Nachteile – Gießkannen-Ansatz

Hohe Prozesskosten durch manuelle Prozesse

Manuelle Benefit-Prozesse bedeuten aber auch immer hohe Prozesskosten. Dazu kommt, dass manuelle Prozesse bei großem Unternehmenswachstum kaum noch skalierbar sind. Der Gießkannen-Ansatz ist ohne vorhandene Personalabteilung also überhaupt nicht realisierbar. Der administrative Aufwand manueller Prozesse führt auch dazu, dass weniger Zeit für individuelle Mitarbeiter-Betreuung und andere Personalthemen übrig bleibt.

“The average always lies”

Ein weiterer Nachteil des Gießkannen-Prinzips lässt sich mit “The average always lies” zusammenfassen. Welche Benefits eingeführt werden, legt hier eine Mitarbeiterbefragung fest. Entscheidend ist dabei, welche Benefits von den meisten Mitarbeitenden gewünscht sind. Vielleicht wollen 55% der Mitarbeitenden einen Essenszuschuss. Schön, aber was ist mit den anderen 45%? Deren individuelle Wünsche und Bedürfnisse werden nicht gehört. Der Durchschnitt bei Mitarbeiterumfragen bedeutet also nicht zwangsläufig, dass alle Mitarbeitenden happy mit den eingeführten Benefits sind. Generell ist es mit einer zentralen Benefit-Lösung nur schwer möglich, zu 100% auf die Bedürfnisse aller Mitarbeiter:innen einzugehen.

Abhängigkeit von der Personalabteilung

Werden die Benefits zentral vorgegeben, dann ergibt sich darüber hinaus auch eine extreme Abhängigkeit gegenüber der Personalabteilung. Was ist, wenn durch Krankheit ein Großteil der Personalabteilung wegfällt? Wer kümmert sich dann um die Verwaltung der Benefits? Schlimmstenfalls fallen alle Benefits dann einfach weg. Das Ganze ist schließlich kein Selbstläufer (kann es aber sein — dazu später mehr). Zudem muss beachtet werden, dass die Rechtssicherheit der einzelnen Benefits im Zusammenspiel immer gegeben ist. Auch hier spielt die Personalabteilung wieder die zentrale Rolle, weil dort das notwendige rechtliche Know-How versammelt ist. Insbesondere beim Wechsel zwischen verschiedenen Benefit-Bausteinen ist lohnsteuerrechtlich Vorsicht geboten. Das bringt uns auch schon zum größten Nachteil des Gießkannen-Prinzips:

Keine individuelle Benefit-Auswahl möglich

Das Gießkannen-Prinzip ermöglicht keinen Wechsel der Benefits. Einmal im Jahr können Deine Mitarbeitenden Benefits auswählen, die dann für die nächsten 12 Monate bestehen bleiben. Bedürfnisse und Wünsche Deiner Mitarbeitenden können sich aber innerhalb eines Jahres ändern. Plötzlich ist das Benefit, was für eine/n Mitarbeiter:in vor einigen Monaten noch eine echte Bereicherung war, für seine/ihre aktuelle Lebenssituation nicht mehr sinnvoll. Wäre es nicht cooler, wenn jeder Mitarbeitende ein eigenes Benefit-Budget hat und über die Zeit individuell wählen kann, für welche Benefits dieses verwendet wird? Mit dem Gießkannen-Prinzip geht das nicht. Durch die individuelle Zu- oder Absage für einzelne Benefits kann kein Budget festgelegt werden, welches Deine Mitarbeitenden dann nach ihren persönlichen Wünschen nutzen können. Es bleibt also dann doch wieder nur die Steuerung über ein “Gesamtpaket Lohn + Benefits” – und das ist aufwändig.

Es geht aber auch ganz anders…

Benefit-Strategie B – Flexibles Benefit-Budget mit digitaler Benefit-Plattform

Benefits können auch im Rahmen eines flexiblen Benefit-Budgets angeboten werden. In diesem Fall stellt die Personalabteilung ein Benefit-Portfolio in Kombination mit einer digitalen Benefit-Plattform zur Verfügung. Jeder Mitarbeitende wird im Anschluss mithilfe digitaler Tools einzeln befragt, welche Benefits er oder sie sich wünscht. Die HR-Abteilung legt dann ein Gesamt-Budget pro Mitarbeitenden fest und alle Mitarbeitenden erhalten individuell alle wichtigen Informationen zu den Benefits und werden auf Grundlage ihrer persönlichen Wünsche und Bedürfnisse beraten. So kann jeder einzelne Mitarbeitende selbst entscheiden, welche Benefits für ihn oder sie spannend und sinnvoll sind.

Deine Mitarbeitenden können durch Employee Self Services in einer App darüber hinaus viele Benefit-Prozesse selbst durchführen, wodurch der administrative Aufwand deutlich sinkt. Über die Plattform können Benefits teilweise auch einfach angepasst oder hinzugefügt werden.

Wie Du schon siehst, lässt der Ansatz eines flexiblen Benefit-Budgets mit einer digitalen Benefit-Plattform viele Probleme des Gießkannen-Prinzips verschwinden. Welche Vor- und Nachteile ein flexibles Benefit-Budget darüber hinaus noch bietet, erklären wir Dir im nächsten Schritt.

Grafik Benefit-Ansatz B

Vorteile – Flexibles Benefit-Budget mit digitaler Benefit-Plattform

Geringer Aufwand dank digitaler Prozesse

Statt aufwändiger manueller Prozesse ermöglicht eine Benefit-Plattform digitale Prozesse in der Form von Employee Self Services. Diese Prozesse sind skalierbar und unabhängig von der Größe der HR-Abteilung. Selbst für kleinere Unternehmen, die vielleicht noch gar keine HR-Abteilung haben, werden Benefits also dank digitaler Prozesse deutlich attraktiver. Insgesamt bleibt so mehr Zeit für individuelle Personalthemen statt administrativer Aufgaben.

Mehr Individualität bei der Benefit-Auswahl

Erinnerst Du Dich noch an “The average always lies”? Mit einem flexiblen Benefit-Budget musst Du Dir darüber keine Gedanken mehr machen. In der Benefit-Plattform werden alle Mitarbeitenden individuell beraten und mit den zu ihren persönlichen Wünschen und Bedürfnissen passenden Benefits versorgt. So sind alle happy und kein Wunsch fällt hinten runter. Ebenfalls ist im gesetzlichen Rahmen auch ein Wechsel der Benefits innerhalb eines Jahres möglich. Das bedeutet nicht nur mehr Flexibilität bei der Auswahl, sondern auch bei der Nutzung der Benefits.

Hohe Rechtssicherheit

Vielleicht fragst Du Dich jetzt: Moment mal. Wenn es bei Benefits so viele lohnsteuerrechtliche Vorschriften zu beachten gibt, bietet eine digitale Benefit-Plattform dafür die nötige Rechtssicherheit? Die Antwort: Ja! Bei einer professionellen Prüfung der einzelnen Benefit-Anbieter:innen und juristischer Beratung der Plattform ist in der Regel eine höhere Rechtssicherheit als bei individuellen Umsetzungen einzelner Firmen gegeben und Deine Mitarbeitenden können ihre Benefits bedenkenlos nutzen.

Planbare Kosten für Dein Unternehmen

Auch aus finanzieller Sicht macht der Benefit-Budget-Ansatz deutlich mehr Sinn als das Gießkannen-Prinzip. Statt von einzelnen Benefit-Anbieter:innen einzelne Benefits auszuwählen, die dann von nur von einem Teil der Mitarbeitenden wirklich genutzt werden, ermöglicht ein Benefit-Budget deutlich mehr Planbarkeit. Im Regelfall wird einmal ein Benefit-Budget festgelegt. Anschließend kann jede/r einzelne Mitarbeiter:in im Rahmen des Budgets individuelle Benefits auswählen. Welche Kosten für Dein Unternehmen dann pro Monat oder pro Jahr für Benefits entstehen, lässt sich so deutlich einfacher voraussagen.

Weniger Kosten für Dein Unternehmen

Nicht nur werden die Kosten für Benefits dank Budget und Plattform viel planbarer für Dein Unternehmen, sie sinken auch deutlich. Einzelne Benefit-Anbieter:innen verursachen insgesamt deutlich höhere monatliche Kosten. Mit der Einführung einer Plattform zahlt man nur eine/n Anbieter:in und spart meistens schon spürbar beim Einführen des 1. oder 2. Benefits.

Nachteile – Flexibles Benefit-Budget mit digitaler Benefit-Plattform

Digitale Prozesse integrieren

Eine digitale Benefit-Plattform setzt natürlich voraus, dass Unternehmen die digitalen Prozesse der Plattform adaptieren. Für Unternehmen, die bisher auf manuelle Prozesse gesetzt haben, kann das eine Herausforderung sein. Dazu passt auch der klassische Spruch: “Ja, man kann einen schlechten manuellen Prozess digitalisieren.“ Aber dann hat man einen schlechten digitalisierten Prozess. Wir bieten hier die auf dem neuesten Stand der Technik basierende Lösung für digitale Benefit-Prozesse. Es ist eine Umstellung, aber wie bei einem Upgrade auf ein neues Smartphone, geht die Umstellung schneller als gedacht. Am Ende fühlt es sich einfach hervorragend an!

Gefühl von weniger Kontrolle durch freie Benefit-Auswahl

Dadurch, dass sich alle Mitarbeitenden ihre Benefits individuell auswählen, kann die HR-Abteilung ein Gefühl von weniger Kontrolle verspüren. Nicht länger entscheiden sie, welche Benefits die Mitarbeitenden erhalten. Die Entscheidung liegt nun voll und ganz bei den Mitarbeitenden, die sich innerhalb ihres vorgegebenen Budgets ihre eigene Benefit-Auswahl zusammenstellen können. Die Personalabteilung bestimmt also nicht mehr über die inhaltliche Komponente der Benefits, kann aber dafür durch festgelegte Budgets deutlich besser die Kosten im Blick behalten und steuern.

Zusätzliche App für Benefits

Damit die Mitarbeitenden ihre Benefits nutzen, verwalten und ihre individuelle Auswahl anpassen können, müssen sie sich eine App auf ihr Mobilgerät herunterladen. Es ist also eine zusätzliche App für die Benefits erforderlich – bei der einen bleibt es dann aber auch. Mit der App können Mitarbeiter:innen ihre Belege dann direkt mit dem Smartphone hochladen. Diese werden im Anschluss automatisch geprüft und an IHR weitergeleitet. Auch fallen durch die App analoge Gutscheinkarten weg. Digitale Gutschein-Codes erscheinen direkt auf dem Display und können direkt gescannt und eingelöst werden. Mega!

Weniger persönliches Feedback an HR-Verantwortliche

HR-Verantwortliche erhalten durch digitale Touchpoints natürlich weniger persönliches Feedback von den Mitarbeitenden, als würden sie die Prozesse manuell durchführen. Dieses fehlende Feedback lässt sich jedoch optimal durch gezieltes Fragen bei der Einführung der Plattform und während der Nutzung von Benefits ausgleichen. Mit der digitalen Benefit-Plattform können genutzte und gewünschte Benefits immer im Blick behalten werden, damit alle die Benefits erhalten, die sie wirklich wollen.

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Bild: Rido - stock.adobe.com

Fazit — Welche Benefit-Strategie für Dein Unternehmen?

Wir halten fest: Bei der Nutzung von Benefits in Unternehmen gibt es zwei verschiedene Ansatzmöglichkeiten. Möglichkeit A ist das klassische Gießkannen-Prinzip. Hier werden von der Personalabteilung zentral Benefits von ausgewählten Benefit-Anbieter:innen vorgegeben. Die individuellen Wünsche und Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeitenden bleiben dabei aber immer zum Teil auf der Strecke.

Möglichkeit B bezieht sich auf ein flexibles Benefit-Budget in Kombination mit einer digitalen Benefit-Plattform. Hier wird lediglich ein fixes Budget pro Mitarbeiter:in festgelegt. Innerhalb dieses Budgets entscheiden die Mitarbeitenden selbst, welche Benefits sie nutzen möchten. Individuelle Mitarbeiter-Wünsche und -Bedürfnisse stehen dabei im Fokus.

Welcher dieser beiden Ansätze zu welchem Unternehmen passt, hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen:

  • verfügbare Ressourcen in der Personalabteilung
  • die Unternehmensgröße
  • die Unternehmenskultur

Fakt ist: Durch den Arbeitskräftemangel werden die Personalabteilungen der Zukunft immer dünner besetzt sein. Dadurch sind auch manuelle Prozesse immer schwieriger zu bewerkstelligen. Wir glauben deswegen fest daran, dass digitale Prozesse, die die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellen, die einzig zukunftsträchtige Lösung sind. Die Basis von New Work ist die Mitarbeiterzentriertheit. Digitale Prozesse sind ein essentielles Tool, diesem zentralen Wert auch nachzukommen.

Du möchtest mehr darüber erfahren, wie ein flexibles Benefit-Budget und eine digitale Benefit-Plattform Dir dabei helfen, die Benefit-Strategie Deines Unternehmens zu verbessern? Gerne beantworten wir Dir in einem kostenlosen Beratungsgespräch weitere Fragen.

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